Strateegilise hanke põhikontseptsioon on see, et täiustatud planeerimise, ajakava koostamise ja grupi ostmise algatuste abil saab ettevõte märkimisväärselt kokku hoida kulusid. Lisaks kõvale dollari säästule tekib täiendav kokkuhoid tänu tõhusamale äritegevusele ja seega ka kasumlikkuse suurenemisele. Ettevõttesisese strateegilise hanke elluviimine eeldab keskendumist kolmele hankekontseptsioonile: kontserniost, tsentraliseeritud hanketeenused ja hankeandmete haldussüsteemide kasutamine.
Strateegiliste hangete kontseptsioonid eeldavad äriüksuse ja finantsteenuste vahelist suhtlust ja koostööd ning hanke tõhusat elluviimist. Isegi lihtne kontseptsioon, näiteks planeeritud ostude julgustamine, võib põhjustada suuri tegevusprobleeme, kui seda äriüksusega ei arutata. Näiteks võib pagariäri tellida kuivaine iga nädal, lähtudes selleks perioodiks planeeritud töötellimustest. Kui ostuosakond otsustab, et neid materjale on kuluefektiivsem tellida kord kahe nädala jooksul, tekib pagariäril raskusi ladustamise, juurdepääsu ja kadude vältimisega.
Grupiostmine on protsess, mille käigus kombineeritakse ettevõtte erinevate osakondade koguressursivajadus ja väljastatakse üks püsiostutellimus. See üks tellimus on mõeldud suuremale kogusele kui mitmele väiksemale tellimusele. Seetõttu saab tarnijaga kokku leppida madalamate ühikukulude osas. Kui osakonnad asuvad füüsiliselt erinevates hoonetes, võib lepingus sätestada tarneaknad ja käsitleda tarnekulude küsimust. See tava on suurtes ettevõtetes üsna tavaline osana integreeritud strateegilisest hangete äriplaanist.
Üldkulud on organisatsiooni kulu kogu hanke tasumiseks. See hõlmab hankepersonali palkasid ja tugikulusid, arvete töötlemist, tšeki tootmist ja hankijate päringute lahendamist. Korraldatud ja juhitud protsess välistab olulise osa nendest kuludest, kuna need tekivad iga kauba kohta ainult üks kord. Tsentraliseeritud hanketöötajad saavad pakkuda äriüksustele suuremat tuge ja tagada poliitika järgimise.
Hanke- või ostuhaldussüsteeme pakutakse sageli suurte raamatupidamistarkvarade või ettevõtte ressursside planeerimise lahenduste osana. Seda moodulit kasutatakse ostutellimuste ja ostutellimuste ning nende arvete koostamiseks ning kauba laekumiste töötlemiseks. Lisaks võimaldavad seda tüüpi süsteemi sisseehitatud analüüsi- ja aruandlustööriistad hankeosakonnal hallata äriprotsesse, määrata asutuse üldkulud ja tuvastada potentsiaalsed säästuvõimalused. Aruandeid saab kasutada ka poliitika järgimise tagamiseks ja tõendusmaterjalina vastuseks mis tahes juriidilisele väljakutsele.
SmartAsset.