Stipendiaat on kolledži või ülikooli ametnik, kes vastutab üliõpilaste arvete ja maksete järelevalve eest. Ta tegeleb õpilaste kontodega, väljastab õpilastele avaldusi, et hoida neid kursis nende tasumata arvete, maksete ajaloo ja muude finantsprobleemidega. Stipendiaat juhib tavaliselt kontorit, mis hõlmab mitmeid töötajaid. Tavaliselt ei saa üks inimene hallata kõiki õppeasutuse õpilaskontosid, kuna kontod võivad muutuda üsna keeruliseks.
Bursari ametikoht, mis tähendab “kolledži laekurit”, pärineb 1500. aastatest. Sõna pärineb ladinakeelsest sõnast bursarius ehk “rahakotikandja”, mis viitab tõsiasjale, et stipendiaatide käes on nende asutuste rahakott, kus nad töötavad ja mis haldavad üliõpilaskontosid. Kolledžil on tavaliselt ka finantsjuht, kes jälgib kõiki kolledži finantsküsimusi, sealhulgas kolledžiprojektide toetusraha laekumist, palgaarvestuse haldamist ja mitmesuguseid muid küsimusi.
Stipendiaadi büroo jälgib tähelepanelikult kõiki õpilasi, kes on õppeasutusse registreerunud või hetkel puhkusel. Koostöös rahalise abi bürooga määrab see, kui palju raha üliõpilased võlgnevad õppemaksu, eluaseme, söögilepingute, tervisekindlustuse ja sellega seotud tasude eest. Stipendiumibüroo võtab raha vastu üliõpilaslaenuandjatelt, rakendades neid makseid üliõpilase tasumata kontole ja pakkudes üliõpilastele üleliigsete rahaliste vahendite tagasimaksetšekid, samuti võtab see stipendiumiraha koos üliõpilaste otsemaksetega.
Individuaalne õpilaskonto võib olla väga keeruline. Iga konto algab erineva tasumisele kuuluva summaga, mis sõltub õpilase staatusest koolis ja tema kasutatavatest kooliteenustest. Makstavat summat vähendatakse rahasumma võrra, mille stipendiaat on üliõpilase nimel saanud, sealhulgas õppelaenu väljamaksed ja stipendiumid, et koostada väljavõte, millel on tasumisele kuuluv saldo või mis näitab, et üliõpilasele on võlgnevus raha tagasi.
Olulise saldoga üliõpilaste puhul võib stipendiaat töötada koos õpilasega makseplaani väljatöötamiseks, selle asemel et nõuda täielikku saldot. Stipendiumid aitavad ka tudengeid maksuküsimustes, väljastades maksuvorme, mis võivad olla seadusega ette nähtud, ning aidates õpilastel pääseda juurde maksukrediitidele ja soodustustele, millele neil on õigus. Stipendiaadibüroos töötavatel inimestel on üldiselt raamatupidamiskogemus koos teadmistega õpilaste kontode jälgimiseks kasutatavate arvutisüsteemide kohta ja teadmised haridusele ainulaadsetest probleemidest, näiteks õppelaenud ja millised maksusoodustused on neile kättesaadavad. õpilased.