Sõnumiserver on rakendus, mis haldab sõnumeid kahe või enama rakenduse vahel. Need sõnumid edastatakse vahevararakendusele sõnumside API (MAPI) abil. Sõnumiserverid suudavad salvestada sõnumeid järjekorda, kuni need on toimetatud adressaadirakendus(t)e.
Tüüpiline näide sõnumsideserveri rakendusest paljudes organisatsioonides on Microsoft Exchange. Exchange asub serveris ja ootab, kuni sõnumid suunatakse selle järjekorda. Sealt edasi määrab vahevara ühe sõnumi korraga, kas sõnum suunatakse lokaalselt või tuleb see edastamiseks saata teise sõnumiserverisse. Kui kiri kuulub kohalikule adressaadile, toimetatakse kiri kohalikku postkasti peaaegu kohe. Kui sõnum kuulub kaugsõnumisalve, küsib Exchange’i server keskkonnas, näiteks DNS-is, teistelt rakendusserveritelt, et leida server, kuhu sõnum kuulub.
Kui kahe sõnumiserveri vahel on ühenduvusprobleeme või saateserver ei suuda kaugserveri asukohta kindlaks teha, võib sõnumi saatja saada oma serverilt tagasi kohaletoimetamise viivitusteate. Tavaliselt annab see sõnum sellele inimesele teada, et serveril on probleeme, kuid see jätkab proovimist teatud arvu katsete või päevade jooksul.
Seal on ka teist tüüpi sõnumsideservereid või meiliservereid. Mõned, näiteks Qmail, töötavad Linuxi operatsioonisüsteemis ja nõuavad palju vähem üldkulusid ja haldust kui Exchange’i server. See muudab need ideaalseks Interneti-teenuse pakkujatele, kes hostivad klientidele suurt hulka meilikontosid. Paljud ettevõtted kasutavad sõnumside jaoks Microsoft Exchange’i, kuna see on väga usaldusväärne ja töötab hästi teiste ettevõtetes kasutatavate Microsofti toodetega.
Kui üksikisik saadab sõnumi, edastab Outlook (või tema sõnumiklient) sõnumi sõnumiserverile, kus sõnum siseneb sõnumijärjekorda, et oodata oma järjekorda töötlemist. Kui järjekorras on palju kirju, võib see protsess veidi aega võtta, kuigi tavaliselt pole üleminekut kellelegi märgata. Kui sõnum on töödeldud, määrab sõnumiserver adressaadi postkasti asukoha. Kui postkast on selle serveri jaoks kohalik, toimetatakse sõnum kohe sihtkohta. Kui adressaat ei ole serveris kohalik, võetakse ühendust DNS-iga, et aidata serveri asukohta Internetis leida. Kui server leitakse, edastatakse saadetud meilisõnum adressaadiserverisse, kus protsess algab lokaalselt sõnumi käsitlemise järjekorrast. Kui õige postkast on leitud, saadetakse sõnum kohale.