Ettevõte võib vajada suurt sõidukiparki, kuid selle pargi hooldamine võib olla keeruline. See on autopargi haldussüsteemi põhifunktsioon, mis võtab ettevõtte sõidukid ja korraldab need, et anda ettevõttele sõidukite jälgimisvõimalused, hooldusgraafikud ja muud sõidukipargi põhivajadused. Autopargi haldussüsteemid võivad pakkuda ka ettevõttele sõidukeid, kui ettevõte ei soovi oma sõidukeid osta.
Autopargi haldussüsteemi kõige olulisem tahk on sõidukite jälgimine. Need süsteemid jälgivad sõiduki tegelikku asukohta, kütusekulu, keskmist kiirust ja hinnangulist saabumisaega (ETA). Samuti teavad nad, millise ettevõtte töötaja käes on sõiduk, millal ja mõnikord miks; Teine oluline funktsioon on tagada, et sõiduk on töötajal vajadusel saadaval. Selle teabe koostab ja analüüsib sõidukipargi haldussüsteem, mis võib seejärel anda soovitusi tõhususe või kütusesäästu parandamiseks. See süsteem suudab jälgida ka sõidukit, kui see on varastatud, kuid seda võib kasutada ka GPS-ina juhi jälgimiseks.
Autopargi haldussüsteemid vastutavad mõnikord ka sõiduki kütuse, hoolduse ja remonditööde ajakava ja heakskiitmise eest, lähtudes ettevõtte eelarvest. Need ettevõtted väljastavad väikese kaardi või brošüüri plaaniliste hoolduste ja heakskiidetud remonditööde loendiga. Tavaliselt on nendel sõidukipargihaldussüsteemidel remonditööde jaoks ette nähtud dollarisumma, mis on eelnevalt kinnitatud ja mis ei nõua luba. Autopargi haldussüsteem võib töötajatele väljastada ka krediitkaardi, mida kasutatakse kütuse ostmiseks heakskiidetud müüjatelt.
Aja jooksul kõikide sõidukite väärtus väheneb. Osa sõidukipargi haldussüsteemi kohustustest hõlmab selle amortisatsiooni arvutamist aasta jooksul ja selle kindlaksmääramist, millal on aeg see sõiduk sõidukipargist eemaldada. Autopargi haldussüsteemid on sageli seotud autotootjatega, et kaubelda autopargi sõidukitega ja lisada autoparki uusi sõidukeid soodushinnaga; nad võivad pakkuda ka ettevõttele sõidukite rahastamist.
Ettevõtetes, kus autojuhtimine on osa igapäevasest tööülesannetest, hüvitatakse paljudele töötajatele reisikulud kilomeetripõhiselt. Autopargi haldussüsteem hakkab vastutama selle läbisõidu jälgimise eest. Nii ei pea töötaja muretsema selle pärast, et ettevõte jätab sõidupäevikusse jäetud sissekande tõttu lühikeseks tema läbisõidu. See jälgib ka aastas läbitud miile, mis aitab arvutada sõiduki amortisatsiooni.
Autopargi haldussüsteem jälgib neid sõidukeid sageli sõidukisse paigaldatud spetsiaalse arvuti kaudu. See arvuti ühendub satelliitside kaudu autopargi haldamise arvutitega ja edastab kogu asjakohase teabe. Autopargi haldussüsteemi edastatava teabe nõuetekohane kasutamine aitab ettevõttel säästa raha ja tõhustada suure sõidukipargi haldamist.