Meilide ühtseks käsitlemiseks kõigis võrkudes, nagu Internet, töötati välja SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ja see on meilivahetuse standardprotokoll. Serveri tasemel vastutab SMTP nii meilide saatmise kui ka vastuvõtmise eest relee hostide vahel, mis suunavad kirjad võrgu kaudu sihtkohta. Kliendi (kasutaja) tasemel seostab enamik inimesi SMTP-d ainult kirjade saatmisega ja väljamineva meili serveri aadress on sageli smtp.[thedomain].com. Sissetuleva meili serveri aadress võib aga olla nimetatud otsinguprotokolli järgi, näiteks Post Office Protocol 3 (POP3), pop3.[thedomain].com või Interneti-sõnumite juurdepääsu protokoll (IMAP), imap.[thedomain].com .
Interneti-teenuse pakkujad (ISP) annavad oma klientidele tavaliselt POP3-aadressi. Sissetulevast meiliserverist kirja kogumiseks on vaja autentimist ning see toimub e-posti aadressi ja sellega seotud parooli kujul. See võib olla ainult meili jaoks kasutatav parool või kontole määratud parool. POP3-postkastile pääseb korraga juurde ainult üks klient ja kui kirjad on kogutud, kustutatakse see automaatselt serverist.
Kuigi POP3 on tõhus, pole see alati mugav. IMAP-protokoll võimaldab meili serverist hankida, jättes koopiad maha. See on mugav inimestele, kes koguvad kirju mitmest kliendist või asukohast. Näiteks IMAP-i kasutades saab kasutaja tööl olles koguda isiklikke e-kirju, et olla asjadega kursis, seejärel kustutada need töömasinast ja koguda need uuesti kodust, et vastata. Seejärel saab koduse meilikliendi konfigureerida kirju serverist kustutama.
Need, kes kasutavad personaaldigitaalabilisi (PDA-sid), mobiiltelefone ja muud e-posti juurdepääsu ja IMAP-toega isiklikku elektroonikat, hindavad ka võimalust kontrollida e-kirju ilma, et see protsess kirju serverist kustutaks. Kuigi mõnele kirjale saab pöidlaklahvistiku abil kiiresti vastata, on pikemaid vastuseid hiljem mugavam tavalisest arvutist sisestada. IMAP-protokolli kasutades saab ka sissetuleva meiliserveris olevaid kirju märgistada või märgistada erinevate olekute või tingimuste näitamiseks. Näiteks saab kogutud kirjadele märgistada, et need on loetud.
POP3 on kõige sagedamini seotud Interneti-teenuse pakkuja meiliteenusega, samas kui IMAP-i kasutavad tavaliselt veebipõhised meiliteenused. IMAP-i paindlikkust saab kasutada enamiku POP3-kontodega, kuid kasutades IMAP-toega meiliklienti. Enamik populaarseid meilikliente toetavad tänapäeval nii POP3 kui ka IMAP-protokolle.