Salvestuskirje on andmete kogum, mis on omavahel seotud. Arvutid hoiavad ja seovad teavet salvestuskirjes, mida saab tagasi kutsuda, kui kasutaja või programm soovib leida kõike kirjeindeksi või objektiga seonduvat. Andmebaasihaldussüsteemid kasutavad sageli salvestuskirjeid, et klassifitseerida ja korrastada teavet, mis tavaliselt sisestatakse väljadele.
Kasutajad saavad määratleda salvestuskirje andmebaasis, sidudes sisendid ühise indeksi või objektiga. Näiteks saab eraldi väljad, nagu telefoninumber ja aadress, siduda individuaalse nimega, mis on kirje indeks. Paljud andmebaasid võimaldavad keerukamat klassifitseerimissüsteemi, mis võib rühmitada palju sisendeid ühe objekti alla. Andmebaasihaldussüsteemid on mugav viis kogu teabe, mis on seotud ühe kirjega, koheseks välja tõmbamiseks.
Mobiilne arvutitehnoloogia kasutab salvestuskirjeid, kui kasutajad loovad aadressiraamatuid või Interneti-linkide rühmi. Nendes kirjetes on e-posti aadressid, telefoninumbrid ja muu isiklik teave seotud nimega. Kiirvalimisfunktsioonid on veel üks salvestamise vorm, kuna nimed või telefoninumbrid on seotud ühe klahvistiku numbriga.
Otsinguid saab teha ka andmebaasihaldussüsteemis, et avada salvestuskirje, kui see sisaldab kasutaja määratud märksõna või seosega seotud teavet. Näiteks kui kasutaja soovib leida kõik müügitehingud teatud kuupäevavahemikus, otsib andmebaasihaldussüsteem kõiki kirjeid, mis sisaldavad vahemikus määratud kuupäevi. Kui kasutajad leiavad uusi seoseid, saavad nad luua uue salvestuskirje, et siduda erinevad andmeväljad omavahel.
Tarkvararakendused tõmbavad kõvakettale või serveri andmebaasile salvestatud andmed ja kuvavad teabe vastavalt eelnevalt määratletud komplektidele. Näiteks võib õpilase nime kasutades tehtud kirje sisaldada tema identifitseerimisnumbrit (ID), registreerunud kursusi ja teenitud hindeid. Salvestuskirjes sisalduv teave sisestatakse tegelikult andmebaasiprogrammi erinevatele väljadele. Kui otsingu märksõnana kasutatakse õpilase nime, kuvatakse eraldi väljad ühe kirjena, kuna kõik väljad on seotud tema nimega.
Failidesse saab salvestada mitu salvestuskirjet. Näiteks võib fail sisaldada kõigi konkreetsesse kursusesse või kooli registreerunud õpilaste andmeid. Iga õpilase kirje jääb failis eraldi salvestuskirjeks. Lisaks sisaldab iga kirje samu välju ja sama tüüpi teavet. Näiteks võib iga õpilaskirje kursuse failis loetleda õpilase ID, kursuse numbri ja teenitud hinne.