Kirjete elutsükkel kirjeldab dokumendi iga etappi loomisest hävitamiseni. See aitab ettevõtetel ja agentuuridel planeerida teabe salvestamist, kaitsmist, otsimist ja hävitamist erinevates etappides. Kirjete elutsükli haldussüsteemid juhivad tavaliselt suurel hulgal teavet mugavalt ja ohutult.
Planeerimine toimub tavaliselt enne dokumentide elutsükli haldamise protsesside rakendamist. Protseduuride kaasamine igapäevarutiini hoiab arvestust kontrolli all ja ohutuna. See planeerimine hõlmab tavaliselt kogumise, korraldamise, hooldamise ja kõrvaldamise tehnikaid kogu dokumentide elutsükli jooksul.
Kirjete definitsioon hõlmab fotosid, graafikat, kaarte, filme ja linte, nii heli- kui ka visuaalseid. Plaat võrdub kõigega, mida saab reprodutseerida, tavaliselt muude seadmete abil. See määratleb andmed organisatsiooni seest või välistest allikatest ning kirjet võib pidada ametlikuks või mitteametlikuks. Ametlikud dokumendid tähistavad tavaliselt kindlaksmääratud elueaga teavet.
Ametlikud dokumendid hõlmavad avaliku asutuse finantsdokumente ja muud teavet, mis on seadusega määratletud avaliku registrina. Juriidiline teave, mida saab kohtus kasutada, võib samuti kuuluda ametliku registri klassifikatsiooni alla, mida tuleks säilitada. Paljude jurisdiktsioonide seadused nõuavad ametlike dokumentide, näiteks kohtudokumentide säilitamiseks ajakava.
Kirjed luuakse e-kirjadest, salvestatud telefonikõnedest, trükitud dokumentidest ja muudest andmetest, mis näitavad, kuidas otsused arenesid. Kõik, mis võib olla ettevõttele või organisatsioonile tulevikus kasulik, säilitatakse tavaliselt vastavalt selle dokumentide elutsüklile. Tehnoloogia arenguga salvestavad üksused dokumente tavaliselt elektrooniliselt, et kaotada vajadus paberisalvestusruumide järele.
Teabe korrastamine ja selle kasutustegurite määramine dokumentide elutsükli haldamiseks. Kirje tuleks kataloogida või arhiveerida, et seda oleks lihtne leida, kui seda vajatakse või taotletakse. Vormid, kirjavahetus ja duplikaatkoopiad salvestatakse tavaliselt failisüsteemi, mida on lihtne mõista ja navigeerida.
Need kirjed nõuavad ka hooldus- ja kaitseplaani, eriti andmete puhul, mis esindavad väärtuslikku teavet püsiva kirje elutsükliga. Paljudes piirkondades arhiveeritakse ajaloolise väärtusega kirjed valitsuse hoidlates. Nende dokumentide hulka kuuluvad näiteks sünni- ja surmakanded ning presidendi dokumendid.
Kui andmed jõuavad oma elutsükli lõpuni, on hävitamine lubatud. Ametlike dokumentide koostamiseks kasutatud dokumentide kavandite või materjalide kõrvaldamine võib olla asjakohane. Duplikaadid võidakse hävitada ka pärast originaali mingil kujul säilitamist. Mõned ettevõtted kasutavad rekordi eluea jälgimiseks sõltumatuid teenusepakkujaid.
SmartAsset.