Mis on raamatupidamises sisekontroll?

Sisekontroll on reeglite ja protseduuride süsteem, mille organisatsioon kehtestab, et tagada oma finantsaruandluse usaldusväärsus, tegevuse tulemuslikkus ja tõhusus ning vastavus kehtivatele reeglitele, määrustele ja seadustele. Sisekontrolli ei tööta välja ja rakendavad mitte ainult organisatsiooni direktorid, vaid ka selle juhtkond ja juhid. Kuigi sisekontrollid on loodud mitmete eesmärkide saavutamiseks, on need peamiselt suunatud organisatsiooni finantstegevusele. Korralikult kavandatud sisekontrollisüsteem organisatsiooni tegevuses võib ära hoida halba juhtimist ja väärkasutust, sealhulgas omastamist, pettust ja vargust.

Tavaliselt mõistetav väärkohtlemise tunnus on see, et see toimib kõige edukamalt saladuseloori all &emdash; mida vähem inimesi on sellest teadlikud, seda suurem on edu tõenäosus. Mida rohkem inimesi on teadlikud, seda suurem on ebaõnnestumise või heidutuse tõenäosus. Näiteks võib raamatupidajal olla suhteliselt lihtne kirjutada pettustšekke, kui nõutakse ainult ühte allkirja, kuid kui nõutakse kahte, muudab see varguse palju keerulisemaks.

Üks lihtsamaid sisekontrolli meetodeid on seega finantstegevusega seotud isikute ülesannete eraldamine. Enamik organisatsioone nõuab näiteks tšekkidel või teatud summat ületavatel tšekidel kahte allkirja, mis tagab, et üks inimene ei saa tšekke lihtsalt oma suva järgi kirjutada. Kui tšekid prinditakse masin- või arvutiga, ei tohiks tšeki printimise eest vastutavad isikud neid allkirjastada (või mehaanilisi allkirju rakendada) &emdash; see töö tuleks määrata teisele inimesele. Kui kauba kättesaamise eest tasumiseks kirjutatakse tšekid, peaksid sisekontrollisüsteemid nõudma, et enne maksetšeki kirjutamist viidaks saadetise kättesaamise dokumentatsioon arvele. See lihtne reegel tagab, et makse tegemise eest vastutav isik võib olla piisavalt kindel, et kaup on tõepoolest heas seisukorras kätte saadud, isegi kui vastuvõtmise asukoht on finantsbüroost kaugel. Kui tšeki peab allkirjastama keegi teine, on sellega kaasas kogu dokumentatsioon, mis vaadatakse enne tšeki allkirjastamist üle ja edastatakse müüjale.

Paljude sisekontrollisüsteemide ebapopulaarne komponent on isiklike suhete, sealhulgas abielu keeld finantsteenuste osakondade ja teiste osakondade töötajate vahel. Kui tekib isiklik suhe näiteks kellegi võlgnevuste osakonna ja kellegi laos olija vahel, peaks inimene töölt lahkuma ja mujal töö leidma, et vältida isegi ebasobivuse ilmnemist.

Avalik-õiguslikel ettevõtetel ja paljudel suurtel eraettevõtetel on sisekontroll, mis nõuab perioodilisi auditeid välise raamatupidamisfirma poolt, samuti siseauditi osakonnad, mille ülesandeks on finantstehingute ja muude toimingute korrapärane ülevaatamine. Kui need kolmanda osapoole ja siseauditid on korralikult läbi viidud, uurivad nad ettevõtet põhjalikult, analüüsivad selle protseduure sisekontrolli vaatenurgast ja uurivad tehinguid, et tagada nende esindatus.

Sisekontrollisüsteemid, mida tavaliselt mõistetakse finantstegevusena, ei piirdu finantstegevusega, vaid laienevad ettevõtte muudele tegevusvaldkondadele, et aidata tagada, et need toimuvad ootuspäraselt. “Kvaliteedikontrolli” ja “kvaliteedi tagamise” osakonnad on töökontrolli mehhanismid, mis tagavad, et kõik alates märgistamisest kuni turvaplommideni ja lõpetades koostisosadega on täpselt selline, nagu on esitatud. Varude kontrollimehhanismid aitavad kaitsta ettevõtet vargusest tuleneva kahju eest ning turvatöötajad mitte ainult ei hoia volitamata töötajaid rajatisest eemal, vaid hoiavad ära varastamise.

Sisekontrolliprotseduurid ja -tavad said USA-s suurema tähtsuse 2002. aastal Sarbanes-Oxley seaduse vastuvõtmisega, mille pealkiri on “Avaliku ettevõtte raamatupidamise reformi ja investorite kaitse seadus”. See kehtestati vastusena mitmetele ettevõtete ja raamatupidamisskandaalidele, mis pani avalik-õiguslike ettevõtete juhtidele palju suurema vastutuse. Näiteks kirjutavad ettevõtete juhid regulaarselt alla oma ettevõtete aastaaruannetele; Sarbanes-Oxley peab neid oma materiaalsete ebatäpsuste eest isiklikult vastutavaks. Nendel juhtidel on seega täiendav stiimul rakendada põhjalikke sisekontrollisüsteeme, et tagada nende aruannete usaldusväärsus.