Protsessihaldussüsteem on metoodika, mida tavaliselt kasutatakse äriprotsesside planeerimiseks, jälgimiseks ja juhtimiseks. Terminit protsessijuhtimine kasutatakse selleks, et selgitada kõiki samme, mida järgitakse kliendi nõuete paremaks mõistmiseks ja nende vajaduste rahuldamiseks kõige kuluefektiivsema viisi määramiseks. Oluline on märkida, et protsessihaldussüsteem võib olla kas etappide ja ülesannete jada või arvutitarkvarasüsteem. Sõltumata süsteemi tüübist tuleb tavaliselt täita mitmeid konkreetseid ülesandeid ja samme.
Iga protsessihaldussüsteem sisaldab tavaliselt kuut ülesannet, mis tuleb kõik järjekorras täita. Esimene ülesanne on defineerida protsess, mõista kliendi vajadusi, aga ka riske ja väljakutseid organisatsiooni jaoks nende vajaduste rahuldamisel. Selgelt määratletud protsess on tavaliselt oluline, kuna ärianalüütikute meeskond naaseb selle üksuse juurde pidevalt kogu projekti jooksul.
Ideaalse protsessi visualiseerimine on järgmine ülesanne. See protsess nõuab selget arusaamist protsessist, tööstusstandarditest, valitsuse määrustest ja muudest äriprotsessi reguleerivatest reeglitest. Lisaks kolmandate osapoolte nõuete mõistmisele tuleb arvesse võtta ka organisatsiooni praegust struktuuri ja olemasolevaid süsteeme.
Mõõdikud on parim viis praeguse äriprotsessi baasjoone väljatöötamiseks ja selle kindlaksmääramiseks, kuidas protsessihaldussüsteemi rakendamine äritegevusele kaasa aitab. Täpsemalt tuleb dokumenteerida teave käibemäära, töötlemisaja, kliendi reageerimisaja ja viivituste või kitsaskohtade kohta. Nendele väärtustele viidatakse protsessijuhtimissüsteemi juurutamisel ja neid tuleks kasutada pärast muudatuste rakendamist protsessi edukuse hindamiseks.
Igas protsessis on nõutavad sisekontrollid ja praegused juhtelemendid tuleb tavaliselt dokumenteerida. Protsessijuhtimissüsteemi kasutamisel on hädavajalik kaasata süsteemi sisekontrollide arendamine ja juurutamine. Need juhtelemendid on vajalikud juurdepääsu haldamiseks, kontrolljälgede pakkumiseks ja organisatsiooni toetamiseks.
Protsessijuhtimissüsteemi juurutamisel töötatakse välja kahte tüüpi aruandeid. Tegevusaruanded esitatakse igas etapis ning neid jagatakse sidusrühmadele ja äriprotsesside omanikele. Nende aruannete eesmärk on hoida kõiki kursis projekti seisuga ja dokumenteerida kogu protsessi käigus saadud teave. Teist tüüpi aruanded põhinevad toimuvatel tehingutel, tuvastatud probleemidel, käibemääradel ja muudel väärtustel, mida tavaliselt toimivuse mõõtmiseks kasutatakse.
SmartAsset.