Erinevalt traditsioonilisest projektijuhtimisest, mis keskendub ainult ettevõtte igale üksikule projektile, arvestab projektiportfelli haldamine (PPM) kogu organisatsiooni projekte. PPM on seega ettevõtte projektide kontrollitud analüüs ja koordineerimine. Tööriistade, tarkvara ja protsesside kasutamisega võimaldab PPM sageli ressursse jaotada ja projekte optimaalselt järjestada. Samuti võib see analüüsida ettevõtte suurimat tulu, tuvastades need projektid, mis on kõige mõttekamad. Lõppkokkuvõttes võib projektiportfelli haldamine hõlmata kõiki organisatsiooni ärieesmärke ja vähendada kattuvate või ressursse kulutavate projektide esinemissagedust.
Projektiportfelli juhtimine (PPM) on ettevõtte projektide koordineeritud analüüs ja kontroll. Kuigi paljud ärispetsialistid peavad seda infotehnoloogia jaoks oluliseks, saab PPM-i edukalt rakendada enamikes tööstusharudes. Ettevõtted viivad sageli ellu mitu projekti korraga, mis võivad piirata selliseid ressursse nagu raha, aeg, inimesed ja suutlikkus. Projekti- ja portfellihalduse üks tõenäoline eesmärk on eraldada need vahendid, et aidata ettevõttel saada suurimat kasumit. PPM võib samuti aidata juhtidel määrata kavandatavate projektide optimaalset kombinatsiooni ja järjestust, võttes arvesse reaalseid tegureid.
Kui organisatsioonid võtavad projekte ette, kohustuvad nad sageli tegema märkimisväärseid investeeringuid. Projektiportfelli juhtimist võrreldakse mõnikord portfellihaldusega, kuna mõlemad nõuavad investeeringute järelevalvet. PPM võimaldab sageli juhtidel oma portfelle optimeerida, tasakaalustada ja pidevalt viimistleda, saavutades seeläbi suuremat tulu, vähendades samas üldist riski.
Konkreetsed tööriistad, tarkvararakendused ja protsessid loovad sageli projektiportfelli haldamise aluse. Näiteks hargnevate sõlmedega otsustuspuude kasutamine võib üksikasjalikult kirjeldada iga potentsiaalset projekti seoses ühe portfelli eelarvega. Seetõttu kasutavad juhid tõenäoliselt seda teavet, et otsustada, milliseid projekte saab endale lubada ja milliseid mitte. Teine tööriist võib luua projektidele tsentraliseeritud ringvaate, mille käigus ebatervislikud, madala väärtusega või dubleerivad projektid tõrjutakse ringist väljapoole. Projektijuhtimismeeskonna liikmed võivad seejärel arvutada kõigi projektide hinnangulise investeeringutasuvuse ja avaldada portfelli eeldatava tulemuslikkuse hetktõmmise, et hinnata, millised projektid on kõige mõttekamad.
PPM-i pakutavad erinevad mõõtmised ja strateegiad võivad aidata juhtidel saavutada konkreetseid ärieesmärke. Näiteks selle asemel, et keskenduda ainult projekti turundusele ja arendusele, hõlmavad PPM-i põhimõtted tavaliselt täiendavaid olulisi tegureid, nagu rahastamine, klientide nõudlus ja ettevõtte ressursside tarbimine. Seega võib otsus investeerida ja projektiga jätkamise protsessid kajastada tulude ja kulude võrdlust.
Teine PPM-i selge omadus on selle võime projekte hinnata ja tähtsuse järjekorda seada. Iga ettevõtte valitud projekti tuleb sageli hinnata selle äriväärtuse ja poliitika järgimise seisukohalt. Kuna ettevõtte äritegevuse võimalused laienevad, kasvab tõenäoliselt ka selle portfell. Seega aitab projektiportfelli haldamine ettevõtetel sageli loobuda ülesannetest, mis kulutavad ressursse, ning aktsepteerida projekte, mis on aja ja raha mõttes mõistlikud.
Kuigi teadmised iga projekti individuaalsest tulemuslikkusest on olulised, on sama oluline ka iga projekti mõju portfellile endale. Seega määrab projektijuht tõenäoliselt kindlaks, kuidas iga projekt aitab kaasa portfelli üldisele saavutamisele, kui mõni projekt võib tulevastele projektidele negatiivset mõju avaldada ja millised projektid portfellis on teistest sõltuvad. Sellel tasemel töötamine võib nõuda põhiandmete kokkuvõtmist, et vältida teabe üleküllust. Projektiportfelli haldamine võib seega anda kokkuvõtte tulemuslikkusest ja edusammudest ning hinnangute ja tegelike kulude mõõtmise.
Projektiportfelli haldamise protsesse peetakse sageli väärtuslikuks majanduslike raskuste ajal, kuid mõned ettevõtted rakendavad neid strateegiaid igapäevase praktikana. Ilma PPM-ita võib organisatsioon kogeda kattuvaid või üleliigseid projekte, projekte, mis töötavad erinevatel eesmärkidel või mis ei ole äristrateegiatega kooskõlas. Sellised lõksud tekivad tõenäoliselt seetõttu, et iga projekt võib paberil hea välja näha, kuid tegelikud väärtused ei pruugi olla nähtavad enne, kui neid analüüsitakse tulemuspõhiste tööriistadega.