Projektiettepanekud on dokumendid, mille eesmärk on esitada tegevuskava, tuua välja põhjused, miks tegevus on vajalik, ning veenda lugejat nõustuma ja heaks kiitma dokumendi põhiosas soovitatud tegevuste elluviimist. Paljudel juhtudel koostatakse dokument vastusena praeguse või tulevase kliendi poolt väljastatud ettepanekutaotlusele (RFP). Seda tüüpi dokumenti võib aga koostada ka sisemise eesmärgi täitmiseks, eriti kui kellelgi ettevõttes on idee, kuidas ettevõtet kasumlikumaks või efektiivsemaks muuta ning ta vajab tegevuse elluviimiseks volitust ja toetust.
Igas olukorras esitatakse projektiettepanek selgelt nii, et lugejad saaksid jälgida loogilist mõttekäiku kuni järelduseni. Paljud näidisettepanekud pakuvad põhijuhiseid, mis aitavad isegi algajatel tõhusa ettepanekute kirjutamise hoo sisse saada. Suunistes määratakse tavaliselt iga projektiettepaneku viis põhikomponenti või osa: sissejuhatus, taust, strateegia, eelarve või rahastamine ja tulemus.
Projektiettepaneku sissejuhatava osa eesmärk on öelda lugejatele, mis projektiga on tegemist ja miks tasub üldse projekti läbi mõelda. Põhimõtteliselt aitab see jaotis kinnitada andmete esitamisele kulunud aega ja vaeva, samuti aega, mis kulub projekti enda eeliste ja teostatavuse lugemiseks ja kaalumiseks. Sissejuhatus ei ole koht, kus tutvustada projekti mutreid ja polte, vaid selleks, et luua selle potentsiaal ja kasvatada piisavalt huvi, et julgustada lugejat rohkem õppima.
Taust selgitab sissejuhatuse põhipunkte, tuues sageli välja konkreetsed põhjused, miks projektiplaan on hea, tuginedes ajaloolistele andmetele, tulevaste vajaduste ja tulemuslikkuse prognoosidele ning ettevõtte hetkeolukorrale. Taust aitab luua aluse sellele, kuidas projekt suudab rahuldada varasemate tegevuste tõttu tekkinud vajadusi, samal ajal ennetada tulevasi vajadusi ja nendega õigeaegselt tegeleda. Enamasti kinnitab taustaosa kindlalt, et midagi tuleb teha, ja sillutab teed õppimiseks, kuidas seda midagi saavutada.
Projektiettepaneku strateegiaosaga on eesmärk välja tuua kõik protseduurid, mis on vajalikud projekti edukaks muutmiseks. Sageli aitab strateegia määratleda projekti lühi- ja pikaajalisi eesmärke, selgitab, kuidas iga sammu süstemaatiliselt täita ja millist tulu võib pingutusest oodata. Siin hakkab lugeja aimu saama sellest, kui oluline on projekt ja mis potentsiaal sellel on, et aidata ettevõttel olemasolevaid ressursse paremini ära kasutada, positsioneerides samas end tuleviku jaoks.
Eelarve osas käsitletakse seda, mida enamik otsustajaid peab enne mis tahes projekti heakskiitmist teadma: millised on projektiettepaneku elluviimisega seotud kulud. Selles jaotises tuleb üksikasju toetada faktide ja arvudega, mida on põhjalikult uuritud ja mis hõlmavad projekti käivitamiseks ja aja jooksul jätkamiseks vajaliku rahastamise kõiki mõeldavaid aspekte. Paljud ettepanekud ebaõnnestuvad siin, kuna puuduvad üksikasjad ja lisatud tõendid.
Lõpuks osutab projektiettepanek projekti elluviimise tulemusele. See on jaotis, kus kõik eelised on selgelt välja toodud. Eelised võivad hõlmata selliseid elemente nagu tegevuskulude vähendamine, ettevõtte avaliku profiili suurendamine, müügi suurendamine või kasumi suurendamine olemasolevate ressursside tõhusama kasutamise tõttu. Nagu eelarve üksikasjade puhul, on oluline, et iga nimetatud hüvitist saaks tõsiselt kaaluda muude andmetega.
Ettepaneku kirjutamine on mõnikord lihtsam, kui esitatakse ametlik RFP. Sageli esitab RFP ettepaneku põhistruktuuri, annab hindamatuid vihjeid potentsiaalsele kliendile huvipakkuva konkreetse teabe kohta ja määrab andmete esitamise järjekorra. Kui RFP on esitatud, on oluline järgida täpselt dokumendi spetsifikatsioone. Vastasel juhul lükatakse ettepanek kõrvale ja üks teistest müüjatest, kes järgis sätteid hoolikalt, saab ettevõtte.
SmartAsset.