Projekti sponsor on iga üksikisik, rühm või ettevõte, kes pakub sponsorraha teatud projekti mis tahes etapi toetamiseks. Tavaliselt on sellised projektid heategevuslikel või kodanikuühiskonna eesmärkidel. Sponsorlus ei hõlma aga alati rahalist rahastamist. Näiteks võib projekti sponsor hõlmata ka üksikisikut või rühma, kes pakub projekti lõpuleviimiseks tasuta tarneid või teenuseid.
Heategevusorganisatsioonid, mis sõltuvad suuresti sponsorluse rahastamisest, loovad sageli pikaajalise või püsiva sponsorlusprogrammi, kuna vajadus seda tüüpi rühmade tööd toetada on üldiselt pidev. Sellistes programmides võidakse luua erinevaid sponsorlustasemeid. Näiteks üksikisikud, kes annetavad üle teatud dollarisumma, samuti vabatahtlikult aega projekti haldamiseks, võidakse määrata tegevsponsoriks, samas kui projekti sponsor, kes panustab väiksema summa ja ei ole vabatahtlik, ei pruugi kanda juhtivat ametinimetust.
Samuti on tavaline, et potentsiaalsetest sponsoritest keeldutakse organisatsiooni eetiliste juhiste alusel. Näiteks võivad noorte spordiürituste korraldajad otsustada mitte lubada alkoholi- ja tubakafirmadel sponsorlusvõimalustes osaleda nende toodetega seotud terviseriskide tõttu. Enamikul juhtudel võib sponsoriks saada igaüks, kellel on selleks soov ja vahendid. Erinevad veebisaidid ja vabatahtlike organisatsioonid aitavad projektidel sponsorit saada. Samuti ei ole harvad juhud, kus projektikorraldajad pöörduvad gruppide ja üksikisikute poole isiklikult, kutsudes üles projekti sponsoreerima.
Põhjused, miks ettevõtted või üksikisikud nõustuvad teatud projekte sponsoreerima, on erinevad. Vastutasuks projekti sponsoriks saamise eest pakutakse tavaliselt avalikku reklaami ja tunnustust. See võib aidata suurendada ettevõtte nähtavust kogukonnas, reklaamida pühendumust konkreetsele eesmärgile ja suurendada tulusid ettevõtetele, kes teatud projekte avalikult toetavad.
Sageli toetab projekti sponsor lihtsalt sellepärast, et ta usub kindlalt projekti headusse. Näiteks võib kohalik ettevõte sponsoreerida noorte spordimeeskonda, sest omanikud usuvad, et meeskonnasport aitab kujundada lapse iseloomu ja luua kogukonnatunnet. Sponsorluse tüüp võib samuti erineda. Ettevõtte omanik võib valida, kas pakkuda raha meeskonna varustuse eest või eelistada annetada individuaalsete saavutuste eest antavaid karikaid või auhinnaplaate.
Projekti sponsor nõustub tavaliselt toetama projekti teatud aja jooksul või kuni teatud dollari suuruse summani. Mõned sponsorid võivad siiski sõlmida pikaajalisi sponsorlepinguid. Samuti võivad sponsorid pakkuda pikaajalist toetust lühiajalistele projektidele, mis toimuvad korrapäraste ajavahemike järel. Näiteks võib ettevõte nõustuda korduvalt sponsoreerima heategevusüritust, mis kestab vaid nädalavahetuse, kuid toimub igal aastal.