Projektijuhtimise olulise elemendina hõlmab projekti planeerimine tegevusüksuste väljatöötamist ja ajakava koostamist, mis hoiavad projekti järjepidevalt edasi. Kui see täidetakse õigesti, sisaldab see ka iga toimingu üksuse lõpetamise sihtkuupäevi, mis võimaldab teiste ootel olevate üksustega korrapäraselt edasi liikuda. Tegelikku projektiplaani nimetatakse mõnes äriseades eskalatsiooniloendiks.
Kuigi mõned usuvad, et projekti planeerimine ja protsessi planeerimine on samad, pole see nii. Mõlemad on projektijuhtimise põhielemendid, kuid iga elemendi fookus on pigem täiendav kui sarnane. Protsessi planeerimine keskendub rohkem projekti jaoks vajalike ressursside valikule, samuti üldise raamistiku loomisele soovitud eesmärgi saavutamiseks. Seevastu projekti planeerimine keskendub projekti iga etapi lõpuleviimiseks vajalike individuaalsete ülesannete kindlaksmääramisele ja korraldamisele, kasutades protsessi planeerimisel tuvastatud ressursse.
Planeerimise käigus hoidmiseks juhib projektijuht tavaliselt meeskonda, kes vastutab iga projekti lõpuleviimiseks vajaliku toimingu või sammu elluviimise eest. Juht aitab koordineerida iga meeskonnaliikme tegemisi, mõõta edusamme ning teha vajadusel otsuseid projektiplaani muudatuste kohta. Üldiselt toetab projektijuht meeskonda igal viisil, mis on vajalik projekti õigeaegseks ja kuluefektiivseks edenemiseks. Projektijuht on sageli ka otseselt vastutav ettevõtte omanike ja teiste ettevõtte üldise toimimise eest vastutavate isikute ees.
Nagu igat tüüpi äriplaneerimine, on projekti planeerimise eesmärk saada võimalikult palju kasu, kasutades samal ajal olemasolevaid ressursse kõige targemalt. Sel eesmärgil on seda tüüpi planeerimise üks eesmärk luua realistlikud andmed selle kohta, kui palju igat nõutavat ressurssi vaja on ja kui kaua seda ressurssi vaja on. Näiteks võib projekti plaan nõuda materjalide ehitusplatsile vedamiseks veoautode kasutamist. Plaan planeerib tarned vastavalt materjalide vajalikkusele, võimaldades ettevõttel kasutada neid veokeid muul otstarbel, kui see pole vaadeldava projekti lõpuleviimiseks vajalik.
Tänapäeval täiustatakse projekti planeerimist sageli tarkvara abil, et töötada välja üldplaan ja hoida kõiki meeskonnaliikmeid kursis praeguste tegevuste kogumi edenemisega. Projekti planeerimise tarkvara abil on lihtsam korraldada tegevusüksusi kõige loogilisemas järjestuses, määrata igale plaani elemendile mõistlikud lõpetamiskuupäevad ja jälgida kõiki projekti edenemist mõjutavaid tegureid. Planeerimistarkvara võib olla patenteeritud tarkvarapakett, mis on välja töötatud spetsiaalselt ühe ettevõtte kasutamiseks, või kaubanduslik toode, mis sobib hästi projekti planeerimiseks mitmes erinevas ärikeskkonnas.
SmartAsset.