Lihtsamalt öeldes on projekti finantsaruanne dokument, mis kirjeldab projekti üldist tulemuslikkust, selle ajakava ja eelarvet. Paljud ettevõtted ja ettevõtted kasutavad neid erinevate ettevõtmiste tasuvuse ja kulude jälgimiseks ning on kasulikud ka valitsustele ja teistele organisatsioonidele. Kaasatute spetsiifika kõigub tavaliselt mõnevõrra olenevalt kõnealuse projekti olemusest, kuid enamikul juhtudel on kõigi aruannete põhielemendid ligikaudu samad: kõik sisaldavad näiteks põhitulusid ja -kulusid ning määravad kindlaks jaotusmeetodid; enamasti määratlevad nad ka projekti üldised eesmärgid ja ootused edasi liikudes. Sageli nõuavad aruandeid välised osapooled, kellel on kirjeldatud projektide vastu rahaline huvi ning paljudel juhtudel sõltub ettevõtmiste edu ja jätkuv rahastamine sellest, kas investorid on edastatud numbrite ja statistikaga rahul või mitte. Mõnikord lisatakse aruanded ettevõtte suuremale majandusaasta aruandele, mis tavaliselt esitatakse aktsionäridele, kuid seda saab tavaliselt ka iseseisvalt küsida ja avaldada. Ajastus sõltub tavaliselt sellest, millal projekt on lõppenud või kui suured investorid soovivad eduaruannet.
Finantsaruannete ja aruannete üldine mõistmine
Finantsaruanded on kriitilise tähtsusega kõigi äritegevuse jaoks, olgu need siis suured või väikesed ning kas need teenivad või mitte. Seal on palju erinevaid tüüpe, mis on suuresti seotud paljude erinevate eesmärkidega. Kasumiaruanne, tuntud ka kui tulude ja kulude või tulude ja kulude aruanne, on üks näide; teine on bilanss või konto saldoaruanne. Rahavoogude aruanne on väiksemates üksustes vähem levinud ja seda koostavad harva üksikisikud.
Enamasti teeb konkreetselt projekti finantsaruande ainulaadseks selle ulatus. Kõiki kolme põhilist finantsaruannete tüüpi saab kasutada kas laiemalt või konkreetselt ning kõik need võivad sisalduda projektiaruandes, kui neid kasutatakse konkreetse üksiku projekti väljavaadete või tulemuslikkuse üksikasjalikuks kirjeldamiseks.
Projektiaruannete üksikasjad
Tüüpiline projekti finantsaruanne sisaldab tavaliselt kirjalikku narratiivi, et teavitada lugejat projekti eesmärkidest ja edenemisest. Aruande selles osas käsitletakse ka projekti ületamist ja finantstulemust mõjutavaid probleeme. Tavaliselt on kaasatud ka aruandlus selle kohta, kui palju raha konkreetsel ajavahemikul teeniti või kaotati, kuidas see kasum või kahjum erinevatel kontodel ilmnes ning kui palju raha tuli tulu teenivatest tegevustest, investeerimistegevusest ja laenudest. Suur osa sellest varieerub olenevalt projektist endast, pikemad ja keerukamad ettevõtmised nõuavad rohkem. Kaasatud põhielemendid on tavaliselt siiski üsna järjekindlad.
Tulud ja kulud
Projektiarvestuses on tavaliselt vaja tulusid ja kulusid väga täpselt jaotada. Tulu peab olema näiteks otseselt seotud projektiga. Enamasti jaotatakse kulud kahte suurde rühma: otsesed ja kaudsed kulud.
Otsesed kulud tekivad eranditult projekti tegevuste, näiteks tööjõu ja projektitarvikute tõttu. Kaudseid kulusid jagatakse teiste projektide või tegevustega. Need hõlmavad projektijuhtimisest kõrgemat juhtimist ja mitmeid tugifunktsioone, nagu kvaliteedikontroll või turundus.
Kaudsete kulude jaotamine on sageli veidi keerulisem. Kuigi raamatupidamisspetsialistid on välja töötanud jaotamise standardid, võivad need olla aruteluks avatud. Sellise kuluarutelu näide on õige viis jaotada projektivälise tugiosakonna juhi aega mitme tehnilise inimesega, kes on määratud erinevate projektijuhtide juurde kvaliteedikontrolliks. Kui kvaliteedikontrolli juhil ei ole tegelikult vaja oma töötaja tehtud tööd üle vaadata, kas ta peaks siiski pühendama osa oma ajast töötaja juhtimisele, kuna kaudsed kulud kontoripinna pakkumisele, rentimisele, koolitusele ja muudele juhtimiskuludele tehnilise töötaja projektile kättesaadavaks tegemine on mõnevõrra vastuoluline – mõned aruanded sisaldavad seda, teised aga mitte.
Suurema ulatuse määratlemine
Teine probleem projekti finantsaruande läbivaatamisel on projekti ulatuse määratlemine. Projekte sageli laiendatakse või ajatatakse ümber või nende rahastamise tase muutub. Tööaruanne, mis kirjeldab teostatavaid töid, ajakava ja maksumust, tuleb õigeaegselt üle vaadata. See laiendatud töötegevus tuleks projekti finantsaruande kirjalikus osas selgelt välja tuua, et projekti tõhusust ja edu oleks võimalik selgelt kindlaks määrata.