Igaüks, kes töötab tänapäeval kontoris, isegi virtuaalses kontoris, töötab sageli prindiserveriga. See on lihtsalt seade, mis võimaldab arvutitööjaamadel liidestuda ühe või mitme võrgus jagatud printeriga. Igal jaamal on võimalus määrata üks võrgus olevatest printeritest oma vaikeprinteriks, kuid ta võib alati valida prinditöö saatmise mõnele teisele serveri poolt tuvastatud printerile.
Prindiserver ise võib olla kas väikese arvuti kujul, mis toimib koos peamiste kontoriserveritega – eeldusel, et on olemas nii varuserver kui ka esmane server –, et võimaldada printimisvõimalust, või tegelikult laaditakse see põhiserverisse. . Paljudel juhtudel on üks võrgurühma arvutitest määratud prindiserveriks. Selle funktsiooni jaoks vajalik tarkvara laaditakse seda eesmärki täitva arvuti kõvakettale.
Kui riistvara on laaditud ja installitud, saab tarkvara konfigureerida tuvastama kõiki kontoris olevaid printereid ja kõiki tööjaamu, millel on juurdepääs serveri funktsioonidele. Kui mandaadid on loodud, saab iga tööjaama konfigureerida serveriga ühenduse loomiseks printimisvõimaluste jaoks, sealhulgas õiguste andmiseks või piiramiseks mis tahes serveri poolt tuvastatud printeritele.
See korraldus tagab, et igal kontorimeeskonna liikmel, kellel on vaja printimistööd töödelda, on alati printer saadaval. Kui üks printer on mingil põhjusel ajutiselt kasutusest väljas, on lihtne printimistöö saata võrgus olevale teisele printerile. Mitmele printerile juurdepääsu võimaldava serveri olemasolu säästab aega, raha ja palju pettumust.
Isegi kodukeskkond võib prindiserveri olemasolust kasu saada. Iga kodus asuva arvutiga ühendatud printerite asemel saavad kasutajad lihtsalt osta ühe hea printeri ja paigutada selle kodus kesksesse kohta. Täiskasvanud saavad kasutada keskprinterit kodus töötamiseks, lapsed aga kodutööde printimiseks.
Üks arvutitööjaama prindiserverina kasutamise eelis on see, et kui kõvakettaga läheb midagi valesti, on lihtne laadida printeriserveri tarkvara teisele tööjaamale ja seadistada konfiguratsioonid. Uue seadme installimist ootamata saavad tööprojektid edeneda vähese ajaga või ilma.