Põhiandmete haldamine on võimalus luua põhifaili abil ühine link kõigi võtmeandmetega. Põhifail omakorda toimib lüüsina kõikidele andmetele ning on ka ühise tugipunktina andmete kasutamise järelevalvel. Põhiandmete haldamise kasutamine võib aidata lihtsustada ühiste andmete jagamise protsessi mitme erineva osakonna või võtmepersonali vahel, välistades vajaduse samade andmete mitme koopia järele, mis asuvad võrgu mitmes erinevas kohas.
Põhiandmete haldamine võib ka keerulisemates keskkondades failidele juurdepääsu korraldamisega väga hästi kaasa tulla. Juhul, kui ettevõttel on mitu kontorit suures geograafilises piirkonnas, võib MDM-i kasutamine muuta andmete hankimise mis tahes asukohast kiireks ja lihtsaks. Sageli saavutatakse see krüptitud sisselogimismandaatide abil, mis tagavad, et andmed on kättesaadavad ainult neile, kes vajavad juurdepääsu asjaomastele põhifailidele. Seda mudelit kasutades on osakondadel või kontoritel võimalik sünkroonida ettevõtte serveris peetava põhifailiga ja töötada oma töökohustuste täitmiseks vajalike failidega.
Kuigi põhiandmete haldamine töötab igas suuruses ettevõttes, on tegelik kasu suurematele ettevõtetele, kellel on mitu kontorit või tootmisüksust. Selle asemel, et iga sait luua ja kasutada eraldi võtmeandmeid, võimaldab põhiandmete haldusmudel kõigil kasutada samu faile. See aitab vähendada võrgu ülalpidamisega seotud tegevuskulusid, kaotab osa teabe levitamisega seotud tööjõust ja loob üldiselt kõigi asjaosaliste jaoks tõhusama töökeskkonna.
Põhiandmete haldamise ilu seisneb selles, et saab luua põhifaile, mis pakuvad laia juurdepääsu põhiandmetele, aga ka põhifaile, mis piiravad juurdepääsu teatud andmetele. Näiteks saab põhiandmete haldust kasutada põhifaili loomiseks, mis võimaldas müügitöötajatel pääseda juurde igale müüjale määratud kliendikontode raamatupidamisandmetele, takistades samal ajal juurdepääsu müügiandmetele, mis on seotud klientidega, keda teenindavad teised müügiinimesed. Samas võiks piirkondlikul müügijuhil olla põhiandmete haldamise kaudu ligipääs, et vaadata kõigi tema regiooni müügiinimeste teenitud arveldatud tulusid. Ettevõtte müügidirektoril oleks omakorda juurdepääs põhiandmete haldamise kaudu, et vaadata teavet iga müügipiirkonna ja nende tootlikkuse taseme kohta.