Mõistet plaadifirma võib olla raske määratleda, kuna see võib tegelikult viidata mitmele erinevale asjale. Veelgi enam, plaadifirmat tuleb vaadelda kui aegunud terminit, kuna tavaliselt ei tee plaadistaja enam plaate. Nad teevad CD-sid või salvestusi oma muusikast, mis laaditakse alla. Algselt, kui plaadid olid peamine vahend, mille abil inimesed muusikat kuulasid või seda raadiost mängimas kuulsid, oli terminil plaadifirma rohkem tähendust ja kõige otsesemas mõttes viitas see plaadi keskele kleebitud etiketile. tuvastas plaadi tootva ettevõtte, artistid ja konkreetse plaadi pealkirja.
Kui plaate esmakordselt salvestati, tegid need sageli väikesed ja sõltumatud ettevõtted, millel kõigil oli nimi. Seejärel esindas iga ettevõte konkreetset “brändi” või kaubamärki ning etikett viitas tavaliselt lepingulistele suhetele teatud kunstnike ja ettevõtte vahel. “Labels” tegi kõvasti tööd, et saada oma lepingulised artistid eetrisse, mis omakorda võib viia selleni, et inimesed ostavad plaate. Kasu said plaadifirmad ja mõnikord tegid seda ka artistid, kuid selle asemel võidi neile salvestuse eest maksta kindlat tasu.
Tänapäeval on endiselt väikeseid sõltumatuid ettevõtteid, mis töötavad kas ühe kunstnikuga ja on kunstniku loodud või kes töötavad vaid mõne kunstnikuga. Need sõltumatud plaadifirmad kogevad sageli raskusi muusika reklaamimise ja levitamisega, kuna neil ei ole ligilähedalegi suuremate muusikatootjate olemasolu ega reklaamieelarvet. See muutub mõnevõrra, kuna igal bändil on võimalus salvestada oma muusikat või videoid ja avaldada need Internetis kas tasuta või väikese tasu eest. Mõnel juhul näeb bändi või artisti enesereklaam selle võime tõttu taassündi. Sellised bändid nagu OK Go on kogu maailmas kuulsaks saanud ilma suuremate salvestusstuudiote levitamise või reklaamita.
Tavaliselt tähendab plaadifirma konkreetse salvestusstuudio kaubamärki. Mõned neist suurematest stuudiotest on järgmised: Warner Music Group, EMI ja Sony. Need ja mõned teised stuudiod kontrollivad umbes 70% kõigist plaadifirmadest. Kõigil neil suurtel stuudiotel võivad olla väikesed alajaotatud stuudiod, mis töötavad teatud tüüpi kunstnikega. Neid võib mõnikord nimetada alamsildideks.
Alamsildid töötavad suuremate stuudiote jaoks, kuid tegelik suurem stuudio tegutseb endiselt oma plaadifirmade reklaamimise ja reklaamimise nimel. Mõnikord valivad suuremad stuudiod endale ka sõltumatu plaadifirma, mis otsib pidevalt hitte või toodab suurepäraseid plaate. Muul ajal sõlmib suurem plaadifirma lepingulise suhte sõltumatu plaadifirmaga, et aidata osa kasumist levitada ja toota.
Näiteks Warner Music Groupil on umbes 50 plaadifirmat, mis kuuluvad kas täielikult grupile või on Warneriga lepingulistes suhetes. Igal plaadifirmal võib olla oma ainulaadne bränd või muusikatüüp, mida salvestada, ning Warneri kontrolli ulatus ühe plaadifirma üle sõltub suuresti lepingutingimustest.