Pearaamatupidaja vastutab ettevõtte või organisatsiooni nimel kontode pearaamatutesse teabe sisestamise eest. Paljude riikide seadused nõuavad ettevõtete omanikelt tulude ja kulude üksikasjalikku finantsarvestust ning neid andmeid vaadatakse üle, kasutades maksude ettevalmistamise ja ettevõtte auditite käigus. Pearaamatupidaja peab tagama, et finantsteave oleks täpselt registreeritud ja ettevõtte raamatupidamine oleks igapäevaselt, iganädalaselt või igakuiselt tasakaalus.
Paljud ettevõtted peavad erinevat tüüpi kulude, näiteks palgaarvestuse või laoseisu kohta eraldi pearaamatuid. Enne raha deponeerimist või nendelt kontodelt väljavõtmist võib pearaamatupidaja esmalt edastada kõik tehingud pearaamatusse. Hoiused kirjendatakse pearaamatusse ja seejärel debiteeritakse sellelt kontolt ning paigutatakse uuesti vastavasse alamraamatusse. Ametnik kasutab nende sisse- ja väljamaksete jälgimiseks alamraamatu kontonumbreid, kuid pearaamatu kontoraamat sisaldab üksikasju ettevõtte kõigi deebetide ja krediitide kohta.
Iga päeva lõpus peaks pearaamatu lõppsaldo kajastama päeva algsaldo kombineeritud kogusummat, millele on lisatud kõik krediidid ja miinus kõik deebetid. Tavaliselt nõuavad ettevõtted, et ametnik tasakaalustaks pearaamatut iga päev. Kui leitakse lahknevusi, peab pearaamatupidaja hoolikalt läbi vaatama kõik tehingud ja kviitungid, et tuvastada probleemi allikas. Ametnik peab vea parandama ja tagama lõppsaldo täpsuse. Mõnes riigis ei pea ametnikud pearaamatuid iga päev auditeerima, kuid mida sagedamini neid üle vaadatakse, seda lihtsam on ametnikel probleeme tuvastada ja lahendada.
Pearaamatupidajad vastutavad mõnikord finantsaruannete koostamise ja ettevõtete juhtidele või omanikele esitluste tegemise eest. Nad saavad vastata küsimustele ettevõtte finantstulemuste kohta, viidates pearaamatutes sisalduvatele andmetele. Kui maksuhaldur viib läbi auditeid, vastutab pearaamatupidaja audiitori küsimustele vastamise ning kviitungite koopiate ja finantsteabe esitamise eest, mida audiitorid nõuavad.
Mõned ettevõtted palkavad pearaamatupidajaks sertifitseeritud raamatupidajaid. Tavaliselt on neil isikutel kõrgharidus raamatupidamise, rahanduse või sellega seotud valdkonnas ning neil on litsents raamatupidajana töötamiseks. Suuremad ettevõtted võivad ettevõtte erinevate osakondade rahaasjade jälgimiseks palgata palju ametnikke. Väikesed ettevõtted palkavad mõnikord pearaamatupidajaks raamatupidajaid, kellel puudub ametlik raamatupidamisalane koolitus. Nendel isikutel võib olla kõrgharidus või mitte, kuid neil on tavaliselt teatud kogemus kontoriadministraatorina, sekretärina või varahoidjana.