Parafraas tekib siis, kui inimene üritab edastada tsitaati tekstist või mõnest teisest isikust ilma täpselt samu sõnu kasutamata. Tsitaat on inimese öeldu sõna-sõnaline esitus, samas kui parafraas sisaldab sama tähendust, kuid mitte samu sõnu. Kellegi teise ümbersõnastamiseks võib olla mitu põhjust, näiteks viidata millelegi, mida keegi ütles ilma teksti või tsitaat käes hoidmata. Tihti tehakse seda vabas kõnes, igapäevastes vestlustes ja olukordades, kus inimese sõnu ei salvestatud.
Neid kasutatakse ka siis, kui kirjanik või õpilane soovib kasutada suurt hulka allika teksti, kuid ei saa seda kõike otse tsiteerida, kuna see ületab mõistliku piiri. Sel juhul kasutatakse ümbersõnastamist selleks, et tekst jääks originaalile vähem meelde, kuid säilitaks siiski sama olulise teabe. See erineb plagiaadist, mille puhul keegi kirjutab sõna-sõnalt selle, mida keegi teine ütles või kirjutas. Lapiline parafraas muudaks lause olulisi osasid, kuid mitte kogu. Kui see on essee, lõputöö või tasulise artikli jaoks avaldamiseks, võib seda tõlgendada plagiaadina.
Parafraase saab kasutada lause pea peale pööramiseks, et muuta vaatenurka või vahetada objekti ja subjekte. Sellist tahtlikku lause ümbertöötamist ei tohiks lugeda plagiaadiks. Kõige parem on seda teha, kui fraas või tekst on enne ümbertöötamist jaotatud põhipunktideks ja täielikult arusaadav.
Horatio Nelsoni näitel on võimalik näha, kuidas parafraseerimine töötab. Üks tema paljudest tsitaatidest sisaldab rida “Midagi tuleb jätta juhuse hooleks; merevõitluses pole miski kindel ennekõike. Nelson usub, et admiral ei saa kakluses osaledes igaks juhuks ette planeerida, eriti kui see võideldi avamerel. Eelmine lause on parafraas. Ükski lause element ei ole tsitaadiga sama, kuid see annab sama tähenduse.
Kasutades veel kord Nelsoni tsitaati, saab lause täielikult ümber töötada, säilitades samal ajal Nelsoni ideed. Nelson tahtis öelda, et admiral ei saa kõike planeerida, kuid see kehtib ka kõigi kohta, kes üritavad midagi planeerida. Samuti uskus ta, et merel võideldes võivad sündmused olla isegi vähem etteaimatavad kui muudes oludes. Nelson oleks võinud öelda, et “eriti kehtib mereväe tegevuse, näiteks vaenlase laevastike vaheliste manöövrite puhul, et kõik katsed midagi täpselt planeerida on määratud läbikukkumisele, nii et juht või admiral peab jätma saatuse hooleks asjad, mis ei ole tema kontrolli all. .”