Palgaregistrid on paberkandjal või elektroonilised dokumendid, mis salvestavad kõik konkreetse palgaarvestusperioodiga seotud mahaarvamised. Palgaarvestuse registris sisalduv detail võimaldab kontrollida brutopalga ja töötasu arvutamist, iga palgalehel oleva töötaja kohta tehtavate kinnipidamiste liike ja iga mahaarvamise suurust. Palgaregister on tavaliselt üles ehitatud mitme veeru vormingus, mis teeb andmetest ilma suuremate probleemideta aru.
Palgaregistrisse kantakse kõik brutopalgalt tehtud maksusoodustused. Enamikus riikides sisaldab register föderaalmaksude summat, mis sellel perioodil töötasult kinni peetakse. Kui tehakse muid föderaalseid mahaarvamisi, näiteks riikliku tervishoiusüsteemi või teatud tüüpi valitsuse rahastatud pensioniprogrammi puhul, on need arvud loetletud ka reaüksustena. Kui need jurisdiktsioonid hindavad ka riiklikke või kohalikke makse, peavad tööandjad need summad tavaliselt töötaja nimel kinni ja lisavad need arvud ka raamatupidamise palgaregistrisse.
Koos maksudega loetletakse palgaregistris ka kõik muud kohaldatavad mahaarvamised. Näiteks kui töötaja on mingil põhjusel arestitud, on see summa märgitud brutopalgast mahaarvamisena. Olukordades, kus töötaja kasutab otsedeposiiti, et kanda osa oma sissetulekust hoiukontole, kuvatakse ka see detail. Kui töötaja on saanud palga või töötasu avansi, kuvatakse iga selle avansi makse registris mahaarvamisena.
Palgaregistrisse ilmuvad ka sellised read nagu mahaarvamised erinevate tööandja pakutavate hüvede eest. Näiteks kui tööandja pakub ravikindlustuskaitset, kus töötaja maksab teatud protsendi kindlustusmaksest, kantakse selle protsendi mahaarvamine palgaregistri vormile. Samamoodi, kui töötaja teeb sissemakseid mis tahes tüüpi tööandja pakutavasse pensioniprogrammi, kuvatakse need mahaarvamised dokumendis ka reaüksustena.
Tänapäeval on palgaarvestuse töötlemiseks kasutatav raamatupidamistarkvara tavaliselt võimeline looma palgaregistri, kui palgaarvestus on soovitud perioodiks valmis. Lisaks võimaldab tarkvara koostada registriaruande mis tahes soovitud perioodi kohta. See tähendab, et aruanne võib hõlmata ühte tasustamisperioodi või koguda sama hõlpsalt andmeid terve kuu, kvartali, poolaasta või aastaperioodi kohta. Võimalus hõlpsasti luua registrit mis tahes ajavahemikuks võib olla eriti kasulik auditite ajal, samuti siis, kui ametnikud soovivad pikema aja jooksul hoolikalt uurida palkade, palkade ja hüvitistega seotud kulusid.
SmartAsset.