Ettevõtted väljastavad palgatšekke kui tegelikku tasu või netopalka, mille töötaja sai tööandjalt pärast palgaperioodi lõppu. Palgatšekk on finantsinstrument, mis võimaldab tšekile kirjutatud raha debiteerida tööandja pangakontolt ja krediteerida töötajatele.
Palgaarvestuse kontrollid võivad olla mitmel kujul; füüsiline kontroll, elektrooniline rahaülekanne, elektrooniline palgaarvestus või sularaha. Ameerika tööseadus keelab maksta töötajatele, kes kasutavad kaupu või muid materjale.
Palgatšeki summat tuntakse ka netomaksena. See summa võrdub kogupalga või brutotasuga, mis põhineb töötundide arvu ja perioodi tunnitasu või aastapalga jagamisel palgaperioodide arvuga aastal. Brutopalgast peetakse föderaal- ja osariigi valitsuse nimel maha seadusandlikke hüvitisi, nagu tulumaks, FICA, SS, tervisemaks ja töötuskindlustus. Kõik täiendavad hüvitised, millest on maha arvatud, arvestatakse igal perioodil brutopalgast. Järelejäänud summa on netopalk või palgatšekk.
Tööseadus ütleb, et töötajatele saab tasu maksta ainult kindlaksmääratud palgaperioodi alusel. Valikud on iga päev, kord nädalas, kaks korda nädalas, kord kahe nädala jooksul või kord kuus. Palgaperioodi jooksul tehtud töö eest tuleb töötajatele väljastada palgatšekid kindla aja jooksul alates palgaperioodi lõpust.
Palgaarvestuse tšekid peab olema allkirjastatud ettevõtte nõuetekohaselt volitatud juhi poolt. Ettevõtte pankroti korral on palgaarvestuse tšekid kaitstud ja need tuleb maksta enne muude võlausaldajate taotluste uurimist.
Füüsilised palgatšekid aeguvad 6 kuud pärast tšekil märgitud kuupäeva. Kui tšekki selle perioodi jooksul finantsasutusele inkasseerimiseks ei esitata, siis tšekk enam ei kehti. Esialgse tšeki nimiväärtuse kohta tuleb taotleda ja väljastada asendustšekk.
Tööandjad, kes väljastavad palgatšekke, on kohustatud andma iga palgatšekiga maksenõu. Makseteatis peab tõendama brutomakset, kõiki mahaarvamisi ja hüvitise nimetust, milleks vahendid on mõeldud, netopalka ja palgaarvestuse perioodi. Nõuanne tuleb lisada kõikidele palgatšekkidele, isegi kui summa on mitme perioodi jooksul sama.
Valitsuse mahaarvamiste kogusumma tuleb summeerida iga kalendriaasta lõpus ja igale töötajale väljastada maksuteatis järgmise kalendriaasta veebruari lõpuks. Palgaarvestuse teabe esitamiseks kasutatav täpne vorm varieerub sõltuvalt sissetuleku tüübist, osariigist ja seitsmest muust tegurist.
Kõik palgaarvestuse tšekkidest maha arvatud summad tuleb teatud aja jooksul vastavale asutusele üle kanda. Iga rahaülekanne peab sisaldama töötajate mahaarvamise summat, töötaja nime, palgaarvestuse perioodi ja tööandja nimesid. Osariikide ja föderaalsetel mahaarvamistel on konkreetsed rahaülekannete tähtajad ja kui tööandjad hilinevad taotluse esitamisega, võetakse trahvi. Iga tööandja, kes arvab töötajate palgaarvestuse tšekkidest raha maha ja jätab need üle andmata, kuulub kriminaalvastutusele.
SmartAsset.