Pakkumiskiri on suhtlusvorm ettevõtte ja sõltumatu töövõtja, müüja või vabakutselise töötaja vahel. Kirjas kirjeldatakse tooteid või teenuseid, mida töövõtja või vabakutseline suudab pakkuda, ja nende teenuste või toodete maksumust. Pakkumiskirjad sisaldavad sageli ka konkreetset kuupäeva või tähtaega.
Kui ettevõte soovib, et kolmas osapool täidaks teatud ülesandeid või pakuks konkreetseid tooteid, teeb ta üldiselt kõigepealt selgelt kindlaks vajalikud teenused või tooted. Järgmisena esitab ettevõte ettepanekute tegemiseks. Huvitatud töövõtjad või vabakutselised koostavad seejärel vastuseks pakkumistaotlusele pakkumiskirja.
Pakkumiskirjade koostamisel on oluline mõista ettevõtte kõiki nõudeid. Konkreetsele taotlusele kohandatud ettepanek aitab tavaliselt suurendada eduka pakkumise tõenäosust. Pakkuja peaks suutma toime tulla ülesande kõigi aspektidega ja kui pakkumise taotluses ei olnud tähtaega määratud, peaks pakkuja saama määrata ka realistliku tarnekuupäeva.
Turundus on pakkumiskirja põhiosa, mida mõnikord nimetatakse ka pakkumise ettepanekuks. Ideaalis peaks pakkumiskirja autor olema kursis taotletava toote või teenuse turuhindadega. See on oluline mitte ainult seetõttu, et ülehinnatud pakkumised lükatakse tagasi, vaid ka seetõttu, et liiga madal pakkumine toob kaasa väiksema investeeringutasuvuse.
Lihtne Interneti-otsing annab palju pakkumiskirja näidiseid. Tegelikult pakuvad mõned saidid pakkumismalle. Mallid on üldised, kuid neid saab kiiresti kohandada, et need vastaksid mis tahes ettepanekutaotlusele. Need saidid võivad sisaldada ka professionaalseid kirjutamistarkvaralahendusi, mis võivad abistada koostamise protsessi ja pakkumisprotsessiga seotud mis tahes järelsuhtlust.
Muidugi ei garanteeri täiuslikult koostatud pakkumiskiri aktsepteerimist. Pakkumiskirja kirjutamise uurimiseks kuluv aeg võib rääkida inimese professionaalsusest ja tööeetikast, kuid lõpuks on raha sageli peamine tegur. Kulude kärpimine on tavaliselt ettevõtte jaoks palju võimsam motiveeriv jõud kui pakkuja kirjutamisstiil. Suurepärane pakkumiskiri mõistliku tarnekuupäeva ja mõistliku kuluga peaks aga suurendama pakkuja võimalusi projektiga toime tulla.
Kui pakkumine lükatakse tagasi, saadab palkav ettevõte tavaliselt tagasi vastuse, näidates, miks pakkumine lükati tagasi. Võib-olla saaks mõni teine müüja seda tööd odavamalt teha. Võib-olla suudab edukas pakkuja varem tarnida. Mõlemal juhul ei pea tagasilükkamine olema rea lõpp. Kui pakkumine oli piisavalt atraktiivne, võib pakkuja olla esimene inimene, kes järgmisel korral sarnast toodet või teenust vajab.
SmartAsset.