Paberkoopia on teatud tüüpi materjal, mis sobib otseseks kasutamiseks, mis tähendab, et kasutaja saab materjali otse lugeda, mitte ei pea seda arvuti või mõne muu tehnoloogia abil töötlema. Kõige klassikalisem näide on paberile trükitud materjal. Paljud tööstused, mis tegelevad tugevalt elektroonikaga, kasutavad seda terminit koos teistega, et eristada, millist tüüpi meediat arutatakse. Mõnikord nimetatakse seda ka püsivaks paljundamiseks, kuna see ei muutu pärast loomist.
Paberkandjal on mõned eelised. Paljundamiseks eelistatakse sageli paberkoopiaid elektroonilistele versioonidele. Seda saavad kõik igal ajal lugeda, kuna see ei vaja väliste seadmete abi. Tavaliselt säilitatakse olulised ja ametlikud dokumendid sellisel kujul, et luua materjalist käegakatsutav jäädvustus. Lisaks ei kehti paberkoopia puhul elektroonilise süsteemi rike ja kuigi see võib füüsiliselt kaduda või kahjustuda, ei saa seda rikkuda ega kaotsi minna samamoodi nagu arvutidokument. Sel põhjusel loovad paljud inimesed elektroonilisi ja trükitud versioone olulisest materjalist, näiteks kirjanduslikest käsikirjadest.
Muidugi on paberkandjal ka puudusi. Selle hoidmiseks on vaja palju rohkem ruumi, kuna sellises formaadis dokumentide jaoks tuleb kuskil ruumi teha. See nõuab ka töötajatelt aega salvestamiseks, hankimiseks ja töötlemiseks. Väikeettevõtete jaoks ei ole töötajate aja pühendamine sellise materjali käsitlemisele alati otstarbekas. Näiteks paberi muutmine elektrooniliseks failisüsteemiks vabastab väikeses kontoris palju ruumi ja aega, võimaldades ettevõttel keskenduda uute toodete arendamisele.
Lisaks pole paberkoopia nii kaasaskantav kui elektrooniline meedia. Ühest kohast teise transportimiseks tuleb seda füüsiliselt kanda, mis võtab aega. Seevastu elektroonilisi dokumente saab elektrooniliste süsteemide kaudu edastada peaaegu hetkega. Paberkoopia kasutamine tagab siiski, et adressaat saab seda lugeda, kuna platvormi ühilduvuse või failide kahjustamise probleemid on vaieldavad. Samuti annab see käsitletavale materjalile teatud tähtsuse, kuna enamik inimesi seostab füüsilist paberit tundlike või ametlike materjalidega.
Samuti on võimalik, et paberkoopia kestab palju kauem kui elektrooniline arhiiv. Kui see on toodetud arhiivikvaliteediga paberil ning korralikult käsitsetud ja säilitatud, on see loetav sajand hiljem ja sageli ka palju kaugemas tulevikus. Elektroonilised andmed võivad aga lühema aja jooksul muutuda ebastabiilseks. Samuti on võimalik kaotada juurdepääs andmete lugemiseks vajalikele seadmetele, kuna tehnoloogia areng muudab need aegunuks.