Paberivaba kontor on töökeskkond, mis töötab enamiku või kõigi oma dokumentidega digitaalsel kujul, salvestatakse elektrooniliselt ja millele on lihtne juurdepääs. See põhineb ideel, et paljud traditsiooniliste kontorite varem paberil põhinevad funktsioonid on digitaliseeritud. Kui arvutid muutusid lääne töökeskkonnas üldlevinud, hakkasid arvamusliidrid ette kujutama töökohta, kus digitaalselt äri ajamine mitte ainult ei muudaks äriprotsessi sujuvamaks, vaid kaoks suures osas ka vajaduse paberi järele.
Paberivaba kontori põhiidee on see, et enamikul juhtudel ja enamikus tööstusharudes ei pea dokumente printima. Näiteks saab lepinguid sõlmida ühes kontoris, saata pooltele e-kirjaga ja allkirjastada elektrooniliselt, kusjuures kumbki pool esitab allkirjastatud dokumendi kinnitatud koopia. Jooniseid saab veebis salvestada ja neile juurde pääseda ning ehituse edenemist digitaalselt jälgida. Restoranid saavad oma tegevust sujuvamaks muuta ja vigu minimeerida, digiteerides toidu tellimissüsteemid. Enamik ettevõtteid teeb vähemalt osa oma finantstehinguid elektrooniliselt.
Lisaks lihtsalt paberimahu vähendamisele töökohal on dokumentide digiteerimise oluliseks eeliseks see, et uusim versioon on koheselt kõigile kättesaadav. Juurdepääs täpsele ja ajakohasele teabele on eriti oluline tervishoius, kus patsientide arvestust on traditsiooniliselt hoitud pabertoimikutes erinevates kohtades. Sellistest failidest sõltudes on tõrkevõimalus suur. Mõned patsiendid kannavad aga oma asjakohaseid meditsiinilisi andmeid digitaalsel salvestusseadmel, mida uuendatakse iga kord, kui nad tervishoiutöötajat külastavad. Need seadmed, mida peegeldavad keskses andmebaasis peetavad kirjed, aitavad oluliselt vähendada tervishoiutöötajate sõltuvust paberist ja haavatavust sellega seotud probleemide suhtes.
Võrreldes digiteeritud dokumentidega on paberil palju puudusi. Paberdokumentide käsitlemine – dokumentide loomine, seejärel salvestamine ja väljavõtt – nõuab töötajatelt märkimisväärset aega. Postitamine lisab paberikäitlemisele veel ühe aja- ja rahakihi. Säilitada tuleb ka paberdokumente, olgu siis tähestikulises järjekorras või loomise kuupäeva järgi, ning ainuke viis paberdokumendi kättesaamiseks on teada, kuidas seda hoiti. Lisaks on juhid väga teadlikud, et valesti esitatud dokument on sageli kadunud dokument.
Paberivaba kontori üks olulisemaid takistusi on inimfaktor – see tähendab, et enamik ettevõtteid on traditsiooniliselt olnud paberile orienteeritud ja vanu harjumusi on raske muuta. Näiteks prinditakse ja arhiveeritakse paljusid elektroonilisi dokumente sageli lihtsalt rutiinina. Lisaks võimaldab printerite ja paljundusmasinate kasvav keerukus ja võimekus printida dokumente, mille kvaliteet oli varem saadaval ainult kaubanduslikes printerites, kuid nende maksumusest murdosa. See tõi kaasa ülemaailmse trükihulluse; Alates paberivaba kontori esmakordsest kasutuselevõtmisest kuni 2000. aastani on igasuguste paberdokumentide kogutoodang hinnanguliselt kahekordistunud. Sellest ajast peale on aga toodang ühtlustunud ja seejärel hakanud langema.
Paberivaba kontorite kasutuselevõtt võib tuua soovitud keskkonnakasu. Paberi tootmine aitab kaasa nii metsade hävitamisele kui ka saastamisele, lisaks kasvuhoonegaaside tekkele, mis väidetavalt süvendab globaalset soojenemist. Lisaks võivad dokumentide valmistamisel kasutatavad tindid ise sisaldada kahjulikke komponente, millel on ka oma mahult kahjulik mõju keskkonnale.
Paljusid arhiive saab digiteerida ja paberivabasid programme rakendavad ettevõtted hõlmavad nende programmide osana ka olemasolevate paberdokumentide skaneerimist. Paljud ettevõtted on avastanud, et nad on talletanud palju paberkandjal dokumente, mida nad ei vaja, näiteks klientidele saadetud igakuiste väljavõtete koopiad. Lisaks säilitatavate paberdokumentide mahu vähendamisele on digiteerimisprogrammid läbinud organisatsioonid saanud ruumi ümber pühendada muuks otstarbeks kui dokumentide säilitamine.
SmartAsset.