Ostutellimuste haldamine on ettevõttesisene raamatupidamise funktsioon. Ettevõtted kasutavad varude, tegevusvara ja muude kaupade või teenuste tootmiseks vajalike esemete hankimiseks ostuprotsessi. Ostutellimused kujutavad endast sisemist dokumenti, mis annab konkreetse volituse erinevate ressursside ostmiseks. Suurematel ettevõtetel on tavaliselt täpsemalt määratletud ostutellimuse protsess kui väiksematel ettevõtetel. Suured ettevõtted loovad ostutellimuste haldamise eeskirju, et tagada töötajatele selle protsessi standardsete tööprotseduuride järgimine.
Ettevõtete omanikud määravad tavaliselt ettevõtte teatud isikutele ostutellimuse volituse. Ettevõtete omanikud, direktorid ja tegevjuhid lubavad sageli operatiivjuhtidel oma osakonna ostutellimusi kinnitada. Ostutellimused märkimisväärsete dollarite (nt mitme tuhande dollari) jaoks on ainsad ostutellimused, mis vajavad juhi luba. Ettevõtete omanikud ja tegevjuhid delegeerivad selle võimaluse, et tagada ettevõtte äritegevuse jätkumine ilma liigse järelevalveta.
Ettevõtted võivad kasutada ostutellimuste haldussüsteemi, mis nõuab mitme hankija või tarnija ülevaatamist. See nõue tagab ettevõttele võimalikult väikese kulu majandusressurssidele. Tootmis-, tootmis- ja ehitusettevõtted kasutavad tavaliselt pakkumise/ettepaneku ostutellimuse süsteemi. Pakkumiste/pakkumiste süsteem võimaldab müüjatel ja tarnijatel esitada ettevõttele majandusressursside ostmisega seotud spetsiifilist teavet. Müüjad ja tarnijad kirjeldavad iga kauba maksumust, saadaolevat tarneprotsessi ja aega, mis kulub kõigi pakkumises/pakkumises loetletud teenuste osutamiseks. See protsess leevendab ettevõtet majanduslike ressursside hankimisega seotud suurte tööülesannete tegemisest.
Suurtel ettevõtetel on sageli ainult ressursside hankimise eest vastutav ostuosakond. See osakond võtab volitatud ostutellimuse ja saadab selle müüjale või tarnijale. Ostuosakond vaatab üle kaupade saadavuse tagamaks, et müüja suudab täita kõik ostutellimuse lepingulised kohustused. Ostutellimuse järelprobleemid või muudatused võidakse saata operatiivjuhile kinnitamiseks. Ostuosakond on lihtsalt vahefunktsioon, mis haldab tellimisprotsessi ostutellimuste haldussüsteemis.
Kui kaubad või teenused on vastu võetud või lõpetatud, saadavad müüjad ja tarnijad ettevõttele arve, et nõuda tasumist. See alustab ostutellimuste haldussüsteemi viimast protsessi. Arve vaatab üle ettevõtte raamatupidamisosakond. Raamatupidamisosakonnas vastutab võlgnevuste eest ostutellimuse paberimajanduse ülevaatamine ja maksete väljastamine. Paljud ettevõtted kasutavad kolmepoolset sobitamise süsteemi. Võlakohustuste ametnikud vaatavad sisemise ostutellimuse üle saadud paberimajanduse ja hankija arvete alusel. Ettevõtted väljastavad makseid ainult siis, kui kõik kolm paberitükki ühtivad. Raamatupidajad sisestavad andmed ettevõtte raamatupidamistarkvarasse, prindivad välja tšeki ja lasevad müüjale väljamakse tegemisel volitatud allkirjastaja sisse logida.
SmartAsset.