Ostutellimuse taotlus on esimene samm ostutellimuse esitamisel. Päringu võib genereerida laoseisu käsitsi kontrollides või juhtimisinfosüsteemist genereeritud automatiseeritud ostutaotlusest. Suurte tootmistoimingute korral ei pruugi ostuosakond asuda isegi rajatisega samas hoones või geograafilises asukohas, seega on komponentide tellimiseks vaja ostutellimuse kirja.
Väikeste toimingute või “ühe mehe esituse” jaoks kasutatakse sageli visuaalset inventuurisüsteemi kallima arvutipõhise inventuurisüsteemi asemel. Kuna konkreetse toote laoseisud vähenevad, helistab omanik lihtsalt tarnijale ja esitab ostutellimuse. Sõltuvalt ettevõtte tüübist võib omanik kasutada kanbani või kahe prügikasti süsteemi, mis tähendab, et ostutellimuse päring käivitatakse, kui esimene prügikast saab tühjaks ja teine prügikast tõmmatakse.
Seda tüüpi laoseisusüsteem tugineb varude visuaalsele kontrollile, et teada saada, millal tellida lisatooteid. Kui tarnija on ostutellimuse taotluse kinnitanud, esitab omanik sageli toote eest tasumiseks krediitkaardi. Teise võimalusena võib omanik väljastada ostutellimuse, mis on pabervorm, kus on kirjas ostetav toode ja maksetingimused.
Suuremate operatsioonide puhul kasutatakse nõudluse, laoseisu ja ostutellimuste jälgimiseks tavaliselt juhtimisteabesüsteemi või ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemi. Need arvutipõhised süsteemid töötavad nii, et peaplaneerija sisestab turundusprognoosi. Seejärel võrdleb süsteem kavandatud toote koostamise ajakava praeguste valmistoodete, poolelioleva toodangu ja toorainevarudega.
Arvutisüsteemides on tabel või fail, mis sisaldab iga tootmisprotsessis kasutatud komponendi tarnija tööaega. Süsteemi toote koostamise ajakava ja laoseisu võrdlemisel võtab see arvesse tarnija teostusaega ja genereerib ostutellimuse päringu kõigi tellitavate komponentide kohta. Enamik tootmisrajatisi töötab just-in-time (JIT) keskkonnas, mis tähendab, et süsteem kavandab komponentide saabumise vahetult enne seda, kui neid tootmistoiminguks vaja läheb. See protsess vähendab vajaliku laopinna hulka ja vähendab laoseisuga seotud kapitali hulka.
Seejärel saadab hankeosakond saadud ostutellimuse päringu komponentide tarnijatele. Kuna tarnijad kinnitavad komponentide hinna, minimaalsete tellimuste koguste ja tarneaja, väljastab hankemeeskond kindla ostutellimuse. Ostutellimus on siduv dokument, mis garanteerib, et tarnijale tasutakse tarnimisel.
SmartAsset.