Ostutellimuse (PO) number on tähtnumbriline kood, mis on määratud konkreetsele ostutaotlusele. Kõige sagedamini kasutavad ettevõtted ostutellimuse numbreid sisemiselt oma ostude jälgimiseks. Mõned ettevõtted määravad aga koodid kogu oma müügile ja annavad oma klientidele ostutellimuse numbrid, et kliendid saaksid oma tellimusi jälgida. Need koodid võivad olla mis tahes tähtnumbrilises vormingus ja paljud ettevõtted kasutavad konkreetseid tähti või numbreid, et näidata tellimuse kohta teatud asju, näiteks müüdavat, asukohta, ostjat ja kuupäeva.
Kasutage ettevõtetes
Paljudes ettevõtetes määratakse ostutellimuse number pärast seda, kui töötaja või osakond esitab teatud kaupade või teenuste tellimise taotluse. Taotlus esitatakse tavaliselt ametlikult ostuagendile, kasutades nn taotlusvormi. Kui taotlus kinnitatakse, luuakse ostutellimus ja sellele määratakse ostutellimuse number. Sel hetkel esitatakse tellimus teisele ettevõttele, kes sageli salvestab ostja ostutellimuse numbri, et lisada see tellimuse üksikasjadesse.
Kui müüja koostab kliendi tellimusele kaasamiseks tarne- või pakkimisnimekirja, lisatakse üksikasjadele tavaliselt ostutellimuse number. See võimaldab ostja vastuvõtjal kontrollida tarnitud kauba kogust ja tüüpi ning kinnitada, et saadetis on seotud nõuetekohaselt volitatud tellimusega. Ostutellimuse number kuvatakse ka arvel ja muudel paberitel, mille müüja kliendile annab. Sellest vaatenurgast lähtudes kiirendab ostutellimuse number müüjale maksete ajastamist ja võimaldab kaubad õigesse osakonda suunata.
Ostutellimuse number võimaldab ka ettevõttel kanda kulu tellimuse esitanud osakonna eelarvesse. Samuti annab see võlgnevuste osakonnale kinnituse, et kulu on õigustatud. Seejärel saab makse teha müüjale.
vorming
Ostutellimuse numbri täpne konstruktsioon ja pikkus on ettevõtteti erinev. Paljud ettevõtted, mis tegutsevad mitmel saidil, kasutavad koodi paari esimest tähemärki tellimuse esitanud asukoha tuvastamiseks, näiteks „CHI”, mis tähistab Chicagos asuvat rajatist. Järgmised paar tähemärki võivad tuvastada konkreetse osakonna, kes tellimuse esitas, näiteks “RD”, mis esindab teadus- ja arendusosakonda. Seega võib Chicagos asuva ettevõtte uurimis- ja arendusosakonna tehtud tellimuse ostutellimuse number alata sõnaga „CHIRD”, millele järgneb muud tähtnumbrilised märgid, mis annavad tellimuse kohta rohkem teavet.
Ettevõtted struktureerivad tavaliselt oma ostutellimuse numbrid viisil, mis nende sisemiste jälgimissüsteemidega kõige paremini töötab. Mõned kasutavad ka sidekriipse või tühikuid, mis võivad aidata, kui konkreetsel eesmärgil on vaja lugeda ainult teatud märke ostutellimuse numbris. Vastuseks mitmesugustele pikkustele ja vormingutele, mida saab kasutada, konfigureerivad paljud müüjad oma tellimuste jälgimise andmebaasides väljad nii, et ostutellimuse numbris oleks võimalik kasutada suvalist arvu märke – isegi 30 või rohkem.
SmartAsset.