Ostutellimuse arve on äritehingutes kasutatav dokument. Selle dokumendi nimi tuleneb asjaolust, et lisatud on ostutellimuse number. Seda numbrit kasutatakse seejärel kogu tehingu kestuse jooksul. Ostja ja müüja vahel võib igal ajahetkel olla arvukalt ostutellimuse arveid. Sellist dokumenti saab kasutada kaupade või teenuste jaoks.
Et leping oleks seaduslik, peab olema pakkumine ja aktsept. Ostja ja tarnija vaheline raha ja kauba vahetus on leping. Ostutellimuse arvet saab sellises olukorras vaadelda kui pakkumist, sest ostja väljendab valmisolekut osta kindlas koguses teatud kaupa kindla hinnaga. Tarnija aktsepteerib tellimust täites, arve väljastades ja makse saades.
Ostutellimuse arve sisaldab üldjuhul palju teavet. Ostja tuleks selgelt tuvastada, sealhulgas tema kontaktandmed. Lisaks sellele on tavaliselt ette nähtud ruum tarneaadressi jaoks, kuna ettevõtetel võib olla rohkem kui üks tegevuskoht. Ostutellimuse number on väga oluline teave, mida tavaliselt leidub dokumendi ülaosas või selle lähedal.
Isik, kes tellimuse teeb, peaks olema arvel märgitud. Üldjuhul on lisatud tehingule kehtivad eritingimused. Tellimus tuleb põhjalikult kirjeldada, sealhulgas kaupade või teenuste nimed, kogus, tootenumbrid ja hinnad. Ostja võib arvestada ka maksu-, saatmis- ja käsitsemis- ja muid kulusid.
Ostutellimuse arve võib kaitsta nii ostjat kui ka müüjat. Ostja nimel on tõendeid selle kohta, et ta küsis teatud arvu konkreetseid tooteid ja eeldas, et maksab kindlaksmääratud hinna. Kui müüja pakub muid tooteid või teenuseid või üritab hinda tõsta, on ostjal dokument, mis fikseerib tema esialgse pakkumise. Müüja on kaitstud, sest ilma sellise dokumendita võib ostja kaupa nõuda ja seejärel keelduda seda vastu võtmast või selle eest tasumisest.
Ostutellimuste arveid võib olla palju, kuna ostja võib esitada uusi tellimusi enne, kui eelmised tellimused on täidetud. Näiteks oletame, et Charlie’s Maintenance saab lepingu katuse vahetamiseks. Charlie võib töö jaoks vajalike tarvikute taotlemiseks kasutada ostutellimuse arvet. Hiljem samal päeval võib Charlie hooldustööstus saada doki remondiks uue lepingu. Selle töö jaoks vajalikud tarvikud kantakse tõenäoliselt teisele ostutellimuse arvele.
See rõhutab ostutellimuse numbri tähtsust. Kui kaks osapoolt suhtlevad, kasutatakse seda numbrit tavaliselt segaduse kõrvaldamiseks. See hõlmab seda, kui esitatakse päringuid tellimuse oleku kohta, millal saadetakse järeltellimuse teateid ja millal väljastatakse arveid.
SmartAsset.