Üldiselt on ostutaotluse tellimus vorm, mis taotleb kauba ostmist. Suuremad ettevõtted ja organisatsioonid kasutavad neid tellimusi sageli ostude ja kulude haldamiseks. Kesktöötlusosakond, mida sageli nimetatakse ostuosakonnaks, hindab tavaliselt tellimusi ja määrab, kust neid hankida. Kui see on kindlaks tehtud, teisendatakse ostutaotluse tellimus üldjuhul ostutellimuseks, et hankida hankijalt nõutud kaubad.
Ostutaotluse tellimused esitatakse sageli pabervormide või veebidokumentidena. Mõlemal juhul nõuavad vormid sama tüüpi teavet, nagu taotleja nimi ja osakond, kõik kohaldatavad kontonumbrid, osade numbrid ja taotletud kaupade kirjeldused ning kõik soovitatud tarnijad, kellelt tooteid hankida. Internetis olles võib vorme esitada elektrooniliselt spetsiaalse taotlustarkvara kaudu või võib olla vaja need välja printida ja edastada nagu traditsioonilised pabervormid.
Tavaliselt algab ostuprotsess üksikisiku või osakonna tasandil. Näiteks kui töötajal on vaja uut sülearvutit, võidakse temalt nõuda selle ostutellimuse esitamist. Selliste üksikute tellimuste puhul peab vormi sageli esmalt heaks kiitma juht või osakonnajuhataja, enne kui see saadetakse edasiseks hindamiseks tsentraliseeritud ostuosakonda.
Kui ostutellimuse tellimus saabub ostuosakonda, hinnatakse sageli, kas kaupa on tõesti vaja ja kas selle jaoks on raha eraldatud. Kui need tingimused on täidetud, määrab ostuosakond tavaliselt usaldusväärsete tarnijate loendi abil, kust kaup hankida. Kallite ostude puhul võivad nad kõige konkurentsivõimelisemate tingimuste leidmiseks küsida pakkumisi mitmelt müüjalt. Eelistada võib mis tahes tarnijat, kellele on viidatud taotlusvormil, kuigi mõnel ostuosakonnal on õigus teha lõplik hankimisotsus selle põhjal, mis on organisatsioonile parim. Kui lõplikud üksikasjad on kinnitatud, väljastatakse tavaliselt ostutellimus, et sooritada tehing valitud müüjaga.
Ainuüksi ostutaotluse tellimusel puudub sageli ametlik ostujõud. Tavaliselt on viimane ostutellimus, mis moodustab ettevõtte ja müüja vahelise lepingu. Mõned organisatsioonid võivad siiski kasutada ostutellimuse tellimusi ostutellimustega vaheldumisi. Sellistel juhtudel võib ostutaotluse tellimust kasutada otse müüjaga lepinguna konkreetse kauba ostmiseks ilma teisese ostutellimuseta.