Nõuetele vastavad dokumendid järgivad akreditiiviga seotud tingimusi, võimaldades pangal ostja nimel müüjale makse vabastada. Akreditiive kasutatakse kaubandustehingutes, eriti rahvusvaheliselt, et hõlbustada rahaliste vahendite liikumist ja pakkuda mõlemale osapoolele teatud kaitset. Tingimuste kohaselt saab müüja kauba ostjale tarnimisel ja dokumentatsiooni koostamisel esitada selle pangale tasumiseks. Pank uurib neid dokumente, et teha kindlaks, kas need on nõuetele vastavad, ja vabastab makse.
See protsess algab ostja ja müüja vahelise kokkuleppega, mis sisaldab müüdava kauba üksikasjalikku kirjeldust. Seda kasutatakse akreditiivi koostamisel, nii et pangal on midagi võrrelda müüja esitatud dokumentidega. Kui dokumentatsioon on kokku pandud, peab see olema täielik ja vastama ostja poolt pangale antud tellimuse kirjeldusele. Lahknevused võivad kaasa tuua tagasilükkamise ja müüjale tasumata jätmise.
Pangad kipuvad olema dokumentatsiooniga tutvumisel väga ettevaatlikud, sest soovivad anda ostjale garantii, et eksliku saadetise eest ei maksta. See võib mõnikord põhjustada tagasilükkamist suhteliselt väikestel põhjustel. Näiteks tekstiilitellimusel võib kanga värvi panka saadetud dokumentides kirjeldada kui “lõhe”, müüja aga kui “roosa”. Pank võib otsustada, et tellimus ei vasta enam nõuetele, ja ta peab makse kinni.
Enne kui müüjad saadavad pangale teabepaketi, võivad nad kontrollida lahknevusi, mille tõttu pank võib makse tagasi lükata. Nõuetele vastavates dokumentides tuleb saadetist täpselt ja korrektselt kirjeldada, ilma võltsinguteta. Müüjad saavad tutvuda algse müügilepinguga, et veenduda, et nad tarnivad seda, mida ostja küsis, ja kontrollida, kas väikesed variandid võivad makse töötlemisel probleeme tekitada. Kui pank otsustab, et müüja ei esitanud nõuetele vastavaid dokumente, tuleb tehing uuesti töödelda.
Mõistet “vastavad dokumendid” kasutatakse ka mitmel muul viisil. Reisijad peavad säilitama nõuetele vastavad dokumendid piiriületamiseks, näiteks kõigi vajalike funktsioonidega tollikontrolli läbimiseks. Need võivad sisaldada selget fotot, üksikasjalikku demograafilist teavet ning asjakohaseid templeid ja kinnitusi. Samuti võivad dokumendid järgida asutuse kehtestatud koode ja protokolle, et neid aktsepteeritaks selliste tegevuste jaoks nagu toetuste taotlemine.
SmartAsset.