Muudatuste koordinaatori esmane roll on koordineerida käimasoleva projekti või suure süsteemi muudatusi ümbritsevate dokumentide voogu. Selleks, et selles rollis olla edukas, peab ta olema detailidele orienteeritud, nautima keeruliste projektidega töötamist ja omama suurepäraseid multitegumtööoskusi. Muudatuste juhtimine on muutuste kontrollimise ja juhtimise protsess ning see positsioon on selles protsessis kriitiline.
Konkreetset koolitusprogrammi muutuste koordinaatoriks saamiseks pole. Selle asemel nõuab valdav enamus tööandjaid, et muudatuste koordinaator oleks läbinud ametliku keskhariduse vastavas valdkonnas. See võib hõlmata raamatupidamis-, äri-, juhtimis- või arvutiteabesüsteeme. Neid programme saab läbida kas ülikooli või kogukonna kolledži tasemel ja need võtavad tavaliselt kolm kuni neli aastat täiskoormusega õpet.
Muudatuste koordinaatori kolm peamist ülesannet on muudatuste juhtimise protsessi rakendamine, seda toetava äriprotsessi kujundamine ja vastavuse tagamine. Protsessi üksikasjad on erinevad, kuid alati on muudatust taotlev isik, taotluse läbivaatamise eest vastutav projektijuht ja meeskonna teavitamine taotluse olekust. Enamik ettevõtteid kujundab selle protsessi haldamiseks mitmeosalise vormi või elektroonilise töövoo.
Muudatuste juhtimisel on kaks aspekti, mis peavad olema paigas, et see korralikult toimiks: taotluse dokumenteerimine ja asjakohane heakskiit. Taotluse dokumentatsioon peab sisaldama tegelikku muudetavat elementi, päringu ärilist põhjendust ning taotlusega kaasnevat oodatavat kasu ja riske. Kõikidel muutustel peab olema selge kasu, kas protsessi täiustamise või probleemi lahendamise kaudu.
Kinnitusprotsess on muudatuste juhtimisel hädavajalik ning muudatuste koordinaatori kohustus on tagada, et kõik taotlused kiidetakse heaks vastava isiku poolt. Nõudes tipptöötajate nõusolekut, tuleb kõiki taotlusi selgitada juhtkonna liikmele, kellel võib olla erinev vaatenurk ja kes näeb täiendavaid riske või eeliseid. Lisaks vähendab see protsess ohtu, et töötajad nõuavad muudatust, mis vähendab sisekontrolli.
Nõuetele vastavuse tagamine on muudatuste koordinaatori rolli oluline osa. Ta vastutab muudatuste jälgimisnumbrite väljastamise ja projektiplaanide ülevaatamise eest, veendumaks, et kõikidele muudatustaotlustele on määratud number. Lisaks on oluline kinnitada, et kinnitaja vastutab valdkonna eest, mida muudatustaotlus mõjutab. Näiteks ei tohiks korruse juhatajal olla võimalik kooskõlastada keskfinantssüsteemi puudutavat muutmistaotlust, kuna ta ei vastuta selle valdkonna eest.
SmartAsset.