Müüja registreerimine on protsess, mille käigus kogutakse põhiteavet välistelt kaupade ja teenuste tarnijatelt ning sisestatakse see teave suhte haldamiseks süsteemi. Kasutatav registreerimissüsteem on tavaliselt elektrooniline või Interneti-põhine, kuid seda saab käsitleda ka paberkandjal. Registreerimist kasutatakse künnise nõudena, et eraldada tarnijad, kes on sobilikud tarnijad, ja need, kes ei ole.
Ettevõtted, asutused ja valitsused kasutavad tegevust või tootmist toetavate vajalike kaupade ja teenuste tarnimiseks välismüüjaid. Müüjad on tarneahela lahutamatu lüli ja nõuavad juhtimist. Välispoolena tuleb müüjat kontrollida, et määrata kindlaks kvalifikatsioon ja kogemused, enne kui teda saab pidada usaldusväärseks tarnijaks.
Igal potentsiaalsel kliendil on oma tööstandardid, mis juhivad müüja kvalifitseerimise protsessi. Mõned kliendid võivad käsitleda konfidentsiaalset teavet või suhelda kõrgetasemeliste klientidega. Teised kliendid võivad tegeleda haavatavate elanikkonnarühmadega, kes vajavad litsentsi või taustakontrolli. Müüjad peavad vastama kliendi või kliendi tööstusharu kehtestatud standarditele ning standarditest kinnipidamist tuleb sageli hallata kogu suhte jooksul.
Registreerimine on üks esimesi samme müüjahalduses. See nõuab, et kõik müüjad, kes soovivad pakkuda kaupu või teenuseid, esitaksid standardse teabelehe. Selle teabe täielikkust ja nõuetele vastavust kontrollitakse ning see sisestatakse süsteemi. Seejärel tehakse süsteem kättesaadavaks kliendi hankepersonalile või teistele töötajatele, et nad teaksid, millised müüjad on heakskiidetud nimekirjas, et võimaluste kohta pakkumisi teha.
Enamikul suurematel asutustel ja valitsusasutustel, mis kasutavad palju tarnijaid, on ametlik registreerimissüsteem. Näiteks ÜROl ja USA valitsusel on müüjate registreerimisportaalid, mis on Interneti-põhised. Igaüks, kes soovib neile üksustele kaupu või teenuseid tarnida, peab registreeruma veebisüsteemi kaudu. Registreerimisprotsess võimaldab neil üksustel hallata oma suhteid kolmandate osapooltega, eriti seoses suhtluse ja vastavusega.
Tavaline hankija registreerimisprotsess nõuab tarnija kontaktteavet. Lihtsas registreerimissüsteemis võib vaja minna ainult kontaktteavet. Keerulisemad süsteemid, mis on protsessi integreerinud esialgse kontrolli, nõuavad täiendavat sisendit. Selline süsteem nõuab ka tõendeid müüja kvalifikatsiooni kohta, sealhulgas varasemat kogemust, haridust, litsentse ja sertifikaate, ning võib nõuda tõendite lisamist või saatmist täiendava dokumentatsioonina. Müüjal võib tekkida vajadus esitada äriviiteid ja elektrooniliselt allkirjastada mitmesuguseid tagatisi.
Täiendava eelisena võimaldavad mõned hankijate registreerimissüsteemid müüjatel näidata ka funktsionaalseid huvipakkuvaid valdkondi. Mõnel suuremal üksusel on hankijavõimalused paljudes tegevusvaldkondades. Registreerimisel tehtud valik võimaldab kliendil müüjat kategoriseerida ning hõlbustab ka segmenteeritud suhtlust. Klient saab teavitada hankijate alamhulka, kui tekivad sobivad võimalused, mis vastavad tema erialale.