Meilivoog on dokumentide, pakkide ja elektroonilise kirjavahetuse kogusumma, mis liigub läbi ettevõtte või kodu. Seda terminit kasutatakse sagedamini ärimaailmas, tavaliselt suure ettevõttega kaasneva suure meilivoo haldamise õppimise kontekstis. Mitmed ettevõtted on spetsialiseerunud postiteenustele, pakkudes võimalusi tõhususe parandamiseks postitamisprotsessi igal etapil. Turundusele spetsialiseerunud ettevõtete jaoks on sujuva postisüsteemi loomine ülimalt oluline.
Lisaks kirjale enesele hõlmab meilivoog teel olevaid samme. See hõlmab dokumentide loomist, kirjade käsitlemist, esitamist, töötlemist ja kõiki muid postivooga seotud ülesandeid. Alates dokumendi loomisest kuni hetkeni, mil see ettevõttest lahkub, kaasatakse see postivoogu. Teisel pool võrrandit, niipea kui kirjavahetus ettevõttesse siseneb, muutub see ka osaks postivoost, kuni seda õigesti käsitletakse.
Arved, pakid, isiklik kirjavahetus, turundusmaterjalid ja digitaalsed dokumendid on kõik osa postivoost. Kui tavaliselt saavad üksikisikud oma posti hallata üksinda, siis ettevõttel tuleb tavaliselt süsteem juurutada. Enamik ettevõtteid saadab iga päev välja suures koguses materjale, suunates kogu ettevõtte postid läbi keskse postiruumi. Mõned meetmed, mida võetakse postivoo sujuvamaks muutmiseks, hõlmavad standardsete ümbrike kasutamist, kirjade sorteerimist enne selle väljasaatmist, et ettevõte saaks hulgipostituse hindu, ja arvutiprogrammide kasutamist posti haldamiseks. Sissetulevaid kirju töötlevad ja toimetavad kohale postitoa töötajad.
Elektroonilise side valdkonnas kasutavad paljud ettevõtted suure võimsusega filtreerimis- ja sortimisteenuseid, et korraldada posti enne lõppsihtkohta jõudmist. Tavaliselt filtreerivad need programmid välja viirused ja soovimatud materjalid, enne kui tagavad, et digitaalne suhtlus jõuab õige inimeseni. Paljud ettevõtted kasutavad digitaalset meilivoogu ära ka klientidele reklaammeilide saatmiseks, kuna digitaalset meediat kasutav otseturundus on palju odavam kui füüsiline otsepost.
Postivoo üle head arvestust pidades saab ettevõte pakkuda paremaid kliendi- ja klienditeenindusi. Enamik ettevõtteid on hädas ka digitaalse ja füüsilise side sünkroonimisega. Digitaalsel kirjavahetusel on palju lühem viivitusaeg kui füüsilisel kirjavahetusel. Klientide jaoks võib olla ärritav või häiriv, kui ettevõtte arvestust ei peeta ajakohasena. Sünkroonitud ja organiseeritud meilivooga ettevõttes saab ettevõtte esindaja otsida kliendi ja jälgida kogu ettevõtte kirjavahetust temaga, muutes klientidega suhtlemise palju lihtsamaks.
SmartAsset.