Meiliserver on arvuti, mis toimib e-posti elektroonilise postkontorina. Võrkude vahel vahetatav e-kiri edastatakse serverite vahel, mis käitavad spetsiaalselt loodud tarkvara, mis on üles ehitatud kokkulepitud standardiseeritud protokollidele meilisõnumite, neis sisalduva graafika ja manusfailide käsitlemiseks. Kõigil Interneti-teenuse pakkujatel (ISP) on oma klientide meilisõnumite haldamiseks meiliserverid, mida mõnikord nimetatakse privaatseteks meiliserveriteks. Mõned veebisaidid pakuvad ka avalikke meiliteenuseid, kasutades oma servereid.
Meiliklient või meiliprogramm võimaldab kasutajal meiliserveritega suheldes meile saata ja vastu võtta. Erinevate funktsioonidega meilikliente on mitut tüüpi, kuid need kõik käsitlevad meilisõnumeid ja servereid samal viisil.
Meilisõnumi saatmisel võtab meiliprogramm sõnumi edastamiseks ühendust autori Interneti-teenuse pakkuja meiliserveriga. Serveri nimi on tavaliselt mail.[isp].com, kuigi see võib olla saanud nime Send Mail Transfer Protocol, smtp.[isp].com. See skannib adresseerimisteabe leidmiseks sõnumi sisseehitatud päiseid. Need päised pole meilikliendis tavaliselt nähtavad, välja arvatud juhul, kui kasutaja seadistab programmi päiseid näitama, kuid siin on oluline teave.
Meilisõnum saadetakse aadressile, mis võib hõlmata mitme ruuteri edastamist. Sõnum jagatakse tegelikult diskreetseteks andmepakettideks ja pannakse vastuvõtvas otsas uuesti kokku. Ruuterid on arvutid, mis võtavad vastu võrguandmeid ja suunavad need ümber võimalikult lühikese tee kaudu. Eeldusel, et midagi valesti ei lähe, jõuab e-kiri sihtkohta mõne sekundi või minuti jooksul pärast saatmist.
Kui vastuvõttev meiliserver on sõnumi kätte saanud, salvestab see selle virtuaalsesse postkasti. Kiri jääb siia seni, kuni adressaat kasutab oma meiliklienti uute kirjade kontrollimiseks. Seda tehes võtab meiliprogramm ühendust vastuvõtva serveriga, mida mõnikord nimetatakse POP3 meiliserveriks (Post Office Protocol 3 jaoks), nagu näiteks failis pop3.[isp].com või lihtsalt mail.[isp].com. Kui meiliprogramm küsib e-kirju, kontrollib see kõiki sellele kasutajale adresseeritud sõnumeid. Kui leitakse, edastab server sõnumid kliendile vastavalt soovile. Avalikel veebisaitidel asuvad need töötavad samamoodi nagu Interneti-teenuse pakkuja meiliserverid.
Rämpspostiks kutsutavate soovimatute meilide suure hulga tõttu on mõned meiliserverid konfigureeritud blokeerima teatud IP-aadresside komplekte, millelt on rämpsposti vastu võetud. IP-aadress (Interneti-protokolli) on kordumatu numbriline aadress, mis erineb vastuseaadressist, mida sageli rämpspostis võltsitakse. Rämpspostifiltrid, nagu neid nimetatakse, võivad töötada nii serveri tasemel kui ka sellist funktsiooni pakkuvas meiliprogrammis. Meiliprogrammid saavad ka e-kirju vastuvõtmisel kaustadesse filtreerida ja saadavad tavaliselt serverile käsu kogutud kirjade kustutamiseks.
Meiliserveritel on tavaliselt ka filtrid, mis takistavad kasutajatel rämpsposti ohjeldamiseks suures koguses dubleerivaid meilisõnumeid saatmast mitmele aadressile. Meililistid on erand ja need töötavad erineva tarkvaraga, mis tuvastab liikluse seaduslikuna. Rämpsposti blokeerijatest kõrvalehoidmiseks proovivad mõned inimesed installida oma arvutisse meiliservereid. Paljud Interneti-teenuse pakkujad peavad seda lepingu rikkumiseks, nagu on sageli märgitud teenusetingimuste lepingus. Kommertspostiserverid kasutavad ka viiruste ja trooja filtreid.