Loendi hooldus on mis tahes tüüpi loendi ajakohasuse hoidmise protsess. Ettevõtted kasutavad kogu ettevõtte struktuuris mitmeid loendeid, millest kaks head näidet on klientide loendid ja heakskiidetud hankijate loendid. Nimekirjade haldamise üldine kontseptsioon on seotud nende ja muude ettevõttele kuuluvate oluliste nimekirjade võimalikult täpse ja õigeaegse hoidmisega. See tähendab, et nende loendite pidamise protsess on pidev tegevus, mida tuleb korrapäraste ajavahemike järel läbi viia.
Loendi haldamise käigus toimuvad kolm peamist tüüpi tegevusi või tehinguid. Esimest tegevust nimetatakse lisamiseks. See tähendab lihtsalt seda, et lisatakse kõik kirjega seotud uued andmed. Näiteks kui ettevõte sõlmib uue tarnijaga lepingulise lepingu, lisatakse see hankija kinnitatud hankijate loendisse, mis sisaldab sageli olulist teavet, nagu võtmekontaktide nimed ja ametikohad, lepingu algus- ja lõppkuupäev ning mis tahes muu teave. konkreetsed andmed, mis on vajalikud teenuste nõuetekohaseks osutamiseks sellele kliendile.
Teist tüüpi tehinguid või tegevusi, mis toimuvad loendi haldamise ajal, nimetatakse kustutamiseks või eemaldamiseks. Sel juhul eemaldatakse või eemaldatakse varem loendisse lisatud andmed. Kui klient otsustab oma konto sulgeda ja kõik tasumata saldod täielikult tasuda, eemaldatakse see konto aktiivsete klientide loendist. Kui mõned ettevõtted lihtsalt loobuvad sellest andmetest, siis teised võtavad eemaldatud klienditeabe ja arhiivivad andmed endistele klientidele reserveeritud kirjesse.
Loendi haldamisega seotud viimast sammu või tehingut nimetatakse muudatuseks. Tavaliselt hõlmab see teatud tüüpi teabe värskendamist, mis on juba olemasolevas loendis. Kui klient peaks ühinema ja alustama äritegevust uue ettevõttenime all, asendab see uus nimi vana nime kõigis tarnija hallatavates kliendiandmetes. Kliendiprofiiliga, mis sisaldab organisatsiooni peamiste otsustajate nimesid, võib muudatus hõlmata ettevõttest lahkunud isiku nime eemaldamist ja tema järglase nime asendamist kirje samal väljal.
Mis tahes tüüpi loendi hooldustegevuse puhul on mõte hoida loendit ajakohasena. See aitab minimeerida võimalust, et aeg ja ressurss raisatakse vananenud või ebaolulise teabe kasutamise tõttu. Näiteks aitab ajakohase teabe säilitamine kliendinimekirjas tagada, et kui tarnija soovib nimekirja kasutades läbi viia otsepostituskampaaniat, ei saadeta postisaadetisi välja endistele klientidele ega kontaktidele, kes ei ole enam seotud ettevõtetega, moodustavad praeguse kliendibaasi.
SmartAsset.