Lepinguettepanekud on dokumendid, mille müüja või tarnija koostab konkreetse kliendi äritegevuse kindlustamise lootuses. Paljudel juhtudel koostatakse need ettepanekud vastusena potentsiaalse kliendi päringule. Iga lepinguettepaneku lõppeesmärk on luua tarnija ja kliendi vahel lepinguline suhe, mis jääb kehtima pikemaks ajaks.
Igas suuruses ettevõtted kasutavad mõnikord oma ostujõudu, et hankida erinevatelt müüjatelt või tarnijatelt erihindu. Kuigi suured ettevõtted kasutavad seda lähenemisviisi rutiinselt, koonduvad väiksemad ettevõtted mõnikord ühistuteks või konsortsiumideks, et kombineerida oma ostujõudu paremate hindade nimel. Mõlema stsenaariumi puhul ei ole ebatavaline, et ettevõte väljastab valitud hulgale potentsiaalsetele tarnijatele nn RFP-d või pakkumise taotluse. Tarnija, kes vastab kliendile kõige üldisemat kasu pakkuvale lepinguettepanekule, kindlustab tavaliselt ettevõtte ja loodetavasti loob nende kahe pikaajalise suhte.
Tüüpiline lepingupakkumine sisaldab mitut olulist teavet. Esiteks sisaldab dokument hinnakujundust, mis põhineb kliendi vajadustel. Ei ole ebatavaline, et hinnakujundus on madalam standardsest avaldatud hinnast, mida pakutakse klientidele, kelle ostujõu tase ei ole sama. Paljud tarnijad ja müüjad hõlmavad ka nn astmelist hinnakujundust, mis on lihtsalt hinnagraafik, mis pakub kliendile täiendavaid hinnavahesid, kui nende toote tarbimine teatud aja jooksul ületab teatud summa.
Nõuetekohases lepinguettepanekus kirjeldatakse ka seda, millist tuge tarnija kliendile pakub. See võib hõlmata selliseid esemeid nagu tellimuste töötlemise protseduurid, kaupade või teenuste tarnimise garantiid kindla aja jooksul ja tagastuste töötlemise protseduurid. Koos hinnakujundusega võib teenuste ulatuse käsitlemine sageli oluliselt mõjutada seda, kas ettevõtet kindlustada õnnestub või mitte.
Samuti on oluline lepingu ettepaneku kestus. Konkreetse algus- ja lõppkuupäeva tuvastamine võimaldab kliendil mõista, kui kaua kohustus kehtib. Olukordade kaasamine, mis võivad võimaldada mõlemal poolel lepingu kehtetuks tunnistada, aitab kaitsta nii müüja kui ka tarnija õigusi ja kohustusi. Paljud lepingupakkumiste vormid sisaldavad ka sätteid, mis võimaldavad lepingut automaatselt pikendada, kui mõlemad pooled on selle võimalusega rahul.
Lepinguettepaneku koostamiseks pole ühte õiget viisi. Lõplik vorm sõltub suuresti sellest, mis tõenäoliselt kliente meelitab ja ettevõttele tulu toob. Kuigi pakkumistaotluse kasutamine pakkumise koostamise teekaardina on alati parim valik, siis olukorrad, kus pakkumisjuhiseid ei anta, peavad tarnijad põhjalikult uurima kliendi olemust ja vajadusi. Ideaaljuhul võimaldab uuring tarnijal koostada ja esitada lepinguettepaneku, mis toob kliendile vastukaja ja võimaldab luua pikaajalise vastastikku kasuliku suhte.
SmartAsset.