Kulutustsükkel on teatud tüüpi protsess, mis aitab määratleda, mis juhtub hetkest, mil ettevõtja või tarbija otsustab, et antud kauba või teenuse ostmine on vajalik, kuni hetkeni, mil ostu eest tasutakse täielikult. Tsüklisse kuuluvate sammude arv ja tüüp varieerub olenevalt uurimise ja lõpuks ostu sooritamiseks loa saamise keerukusest. Protsess võib veelgi keerulisemaks muutuda põhimõtete ja protseduuride tõttu, mis on seotud nende ostude eest maksmise pakkumise tegemise aja ja viisiga.
Paljude ettevõtete jaoks algab kulutsükkel konkreetse ostu sooritamiseks loa andmisest. Tavaliselt peab ostu sooritada sooviv pool esitama ostuagendile või osakonnale nn taotlusvormi. Kui agent vaatab taotlust üle ja leiab, et taotletud kaup vastab ettevõtte hinnakujundusjuhistele ja eelarvepiirangutele, hõlmab tsükli järgmine samm ostutellimuse numbri väljastamist. Sel hetkel võib algse taotluse esitanud pool ühendust võtta volitatud müüjaga ja esitada tellimuse, võttes hoolikalt arvesse, et ostuagendi määratud ostutellimuse number tuleb lisada tellimuse arvel olevale üksikasjale.
Kui tellimus on vormistatud ja soovitud kaup kohale toimetatud, hõlmab kulutsükli järgmine samm kauba vastuvõtmise arvestust ja kulude määramist ettevõtte struktuuris konkreetsele osakonnale või allüksusele. Sõltuvalt kaasatud ettevõtte tüübist võib kauba paigutada aktiivsesse laoseisu, kuni see konkreetsele osakonnale tegelikult välja makstakse. Näiteks võib ettevõtte müügiks pakutavate kaupade loomisel kasutatud toorainet hoida ettevõtte laos kuni nende vabastamiseni ja kanda osakonnale, mis on tootmisprotsessi esimene lüli.
Kulutsükli viimased etapid hõlmavad ostetud kauba eest tasumise ajakava koostamist. Mõnel juhul on tsükkel väga lühike, näiteks siis, kui makse tuleb teha tarne ajal. Muul ajal võib kulutsükli viimane osa korraldada jooksvaid tasumata arveid, mis põhinevad hankijate määratud tähtaegadel, kusjuures võlgnevuste meeskond vaatab üle ja kinnitab iga arve tasumiseks. Sel hetkel on makse kavandatud toimuma arvel märgitud tegelikul maksetähtpäeval või enne seda. Olenevalt ettevõtte poliitikast võib see makse olla müüja kontole tehtava elektroonilise ülekande või pabertšeki vormis, mis koostatakse ja saadetakse müüja esitatud ülekandeaadressile. Tavaliselt loetakse kulutsükkel lõppenuks, kui makse on töödeldud ja väljastanud panka arveldatud.
SmartAsset.