Mis on kulureskontra?

Kuluraamat on dokument, mida raamatupidajad ja raamatupidajad kasutavad üksuse või üksikisiku tehtud kulude üksikasjalikuks kirjeldamiseks. Tavaliselt kirjeldab kulureskontra tehinguid, mis toimuvad kindla ajavahemikuga, näiteks nädala, kuu, kvartali või aastaga. Paljudes riikides peavad ettevõtted seaduse järgi pidama kuluraamatuid, et valitsus saaks ennetada ja avastada ebaseaduslikke tegevusi, nagu rahapesu või ettevõtete omastamine.

Need võivad olla raamatu, ühe paberilehe või veebidokumendi või tarkvararakenduse kujul. Kulude pearaamat on tavaliselt paigutatud arvutustabelisse, mille dokumendi ülaosas on loetletud päised, mis jagavad finantstehingu mitmeks osaks. Tavaliselt salvestavad pearaamatu erinevad jaotised teavet, nagu sooritatava makse tüüp, makse saaja nimi ja tehingu kuupäev. Pearaamatus on tavaliselt ka koht, kuhu tuleb salvestada arvete numbrid koos elektrooniliste maksete viitekoodide tšekinumbritega.

Pearaamat peab sisaldama jooksvate kulude kogusummat ja see kuvatakse tavaliselt igal real iga registreeritud kulu kõrval. Raamatupidaja võrdleb tavaliselt värskendatud kulude kogusummat pangaväljavõtetel loetletud kuludega, et tagada tehingute täpne registreerimine. Mõnel juhul võib tehing ilmuda pearaamatusse ammu enne selle ilmumist pangaväljavõttele, kuna tšekkide ja muud tüüpi tehingute töötlemiseks võib kuluda mitu päeva. Raamatupidaja vastutab tavaliselt tasumata tehingute ülevaatamise eest, kuni kõik kirjed on pangas arveldatud.

Mõnes riigis saavad ettevõtete omanikud ja üksikisikud taotleda teatud tüüpi kulusid maksusoodustustena. Üldjuhul nõuavad maksuhaldurid nende väidete toetuseks mingeid tõendeid. Seetõttu esitatakse mõnikord maksuhaldurile kuluraamatu koopiad koos tõendavate dokumentidega, nagu kviitungid ja arve. Teatud riikides saavad maksuametnikud kontrollida eelmiste maksuaastate maksumaksjaid. Sellest tulenevalt kehtivad paljudes riikides seadused, mis nõuavad inimestelt finantsdokumentide (nt pearaamatute) säilitamist mitu aastat.

Mõnikord võivad ettevõtted ja üksikisikud sattuda vaidlustesse tasumata maksete üle. Kaotatud tšekk või valesti suunatud elektrooniline makse võib põhjustada selle, et teenusepakkuja ei saa makset. Ettevõtete omanikud ja üksikisikud, kes peavad kuluraamatut, saavad selliseid probleeme hõlpsalt lahendada, esitades pakutavale teenusele teavet, näiteks makse summa ja makse tegemise kuupäeva. Raamatupidajatel võib tekkida juriidilisi probleeme nii maksuameti kui ka teiste müüjatega, kui maksed kaovad või suunatakse valesti ja kuluraamatuid ei peeta.