Koosolekusüsteem on tehnika, mida kasutatakse koosolekute, konverentside või muude inimeste kogunemiste sujuvamaks muutmiseks, vastastikku sobivate otsuste tegemiseks või muul viisil eesmärgi saavutamiseks. Ettevõtetele, rühmadele või valitsusasutustele on koosolekute tõhusaks hõlbustamiseks saadaval palju erinevaid koosolekusüsteeme. Kasutatava koosolekusüsteemi otsustab sageli ettevõtte juhtkond või lepitakse kokku grupisisese häälteenamusega. Süsteem võib olla struktureeritud või struktureerimata ning see on sageli seotud teatud reeglite ja ajapiirangutega.
“Roberti kodukord” on levinud koosolekute süsteem, mida kasutavad paljud ettevõtted ja parlamendiorganid. Süsteem töötati välja 20. sajandi alguses ja see kasutab koosoleku läbiviimiseks mitmeid reegleid. Roberti korrareeglite järgi peetavatel koosolekutel on sageli juhataja või president, kes jälgib üritusi. Reeglid reguleerivad, kes võib sõna võtta, kui kaua see inimene sõna saab, kuidas punkte hääletatakse ja koosoleku sündmuste järjekorda. Süsteemi saab muuta, et see vastaks ettevõtte vajadustele, või muuta seda kasutav valitsusasutus. Seda tüüpi süsteemi eeliseks on see, et see takistab sageli pikkadel aruteludel koosolekutel aega monopoliseerimast ja tagab korrapärase protsessi eesmärkide elluviimiseks. Puuduseks on see, et reeglid on keerulised ja pikad ning seetõttu ei pruugi paljud töötajad kogu süsteemiga kursis olla.
Avatud ruum on koosolekusüsteem, mis on palju vähem struktureeritud ja mida ettevõte kasutab sageli konverentsil, retriidil või isegi iganädalastel töötajate koosolekutel. Selle süsteemi kohaselt esitatakse osalejatele alguses üks või mitu eesmärki. Seejärel jagunevad kohalviibijad gruppidesse ja kasutavad loomingulisi protsesse, et püüda ürituse käigus eesmärki saavutada. Avatud ruumi koosolekute süsteem on tõhus enamiku töötajate või osalejate protsessi kaasamiseks, kuid selle süsteemi struktuuri puudumine ei pruugi iga ettevõtte jaoks sobida.
Ettevõtted, millel on töötajad mitmes geograafilises asukohas, saavad sageli kasutada veebipõhist koosolekute süsteemi. Veebisaidid või tarkvaraprogrammid võimaldavad inimesel Interneti kaudu koosolekut korraldada. Nendel programmidel on sageli hääletussüsteem, mida saab kasutada küsimuste üle otsustamiseks ja mis võimaldab osalejatel osaleda Interneti-vestluse või häältehnoloogia kaudu. Korraldaja saab seda koosolekusüsteemi kasutada osalejate telefonikõnede vaigistamiseks ning sündmuste järjekorra ja selle üle, kes saab millal rääkida. Need süsteemid võimaldavad kasutajatel sageli teha PowerPointi esitlusi, näidata videoid ja kasutada ekraanijagamistehnoloogiat koolituse ja muude koosolekute eesmärkide saavutamiseks.
SmartAsset.