Nõuetekohased koopiad on dokumendi täpsed koopiad, mis koostatakse siis, kui originaaldokumendi koopiat ei ole võimalik lihtsalt paljundada. Põhimõtteliselt muudab see vastava koopia originaali taasloomiseks. Seda tüüpi koopiaks olemiseks peab dokument sisaldama kõiki originaali elemente, ilma sõnastuse või struktuuri muutmiseta, olenemata sellest, kui väikesed või ebaolulised muudatused ka ei tundu.
Vastavat koopiat saab kasutada mitmel juhul. Kohtusüsteemid võimaldavad selliseid dokumente kasutada ja kasutavad neid sageli esitamise eesmärgil. Sel juhul trükitakse ja koostatakse koopia täpselt nagu originaal. Lisaks lisatakse dokumendile ka kõik veeristele käsitsi kirjutatud märkused. Kohtusekretär võrdleb koopiat originaaliga tagamaks, et kahe dokumendi kõik aspektid, sealhulgas kuupäevad, on sarnased. Kui originaalil on kohtuniku allkiri, võib kohtunik allkirjastada ka vormistatud eksemplari või kirjutada kohtuniku nime ja kuupäevastada vastavatele väljadele. Kui võrdlus on lõpule viidud ja ametnik teeb kindlaks, et dokumendid on üksteise peeglid, kantakse koopiale tempel ja sellele määratakse esitamise kuupäev.
Seda vormingut kasutavad ka ettevõtted. See juhtub sageli siis, kui mitu osakonda vajavad juurdepääsu lepingutele ja muudele olulistele dokumentidele. Allkirjastatud originaaldokumente hoitakse tavaliselt turvalises kohas, samas kui kooskõlastatud koopia või koopiad tehakse organisatsiooni eri osakondades üldiseks kasutamiseks kättesaadavaks. Selline lähenemine tagab, et allkirjastatud originaaldokumendi koopia on alati käepärast, kuid võimaldab laialdast juurdepääsu antud dokumendi tingimustele neile, kes vajavad seda teavet klientide abistamiseks või muul viisil tööga seotud ülesannete täitmiseks.
Sama isik, kes oli originaaldokumendile alla kirjutanud, võib allkirjastada vastava koopia. Kui see ei ole võimalik või otstarbekas, võib allkirjaväljale sisestada isiku nime. Samamoodi on võimalik kinnitada või notariaalselt tõestada vastavat ärakirja. Seda toimingut peetakse aga tavaliselt ebavajalikuks.
SmartAsset.