Koolituskonsultant, sarnaselt enamiku muude konsultantidega, on kogenud professionaal, kes on kursis konkreetses valdkonnas ja pakub ettevõttele teenuseid. Erinevalt teistest konsultantidest on koolituskonsultant aga spetsialiseerunud professionaalseks koolitamiseks kasutatavatele protsessidele. Selle konsultandi pakutavad nõuanded ja teenused aitavad ettevõtetel ja teistel rühmadel tõhusamalt koolitada. Enamik konsultante ei tööta ettevõttes, kus nad abi pakuvad, vaid pigem oma konsultatsioonifirma või suurema ettevõtte heaks. Teda võidakse liigitada ka sõltumatuks töövõtjaks, kes pakub teenuseid lepingupõhise kokkuleppe alusel.
Koolituskonsultandil on tõenäoliselt korraga rohkem kui üks klient ja ta võib tunde jagada erinevate klientide vahel. Sel viisil saavad ettevõtted juurdepääsu teadmistele, mida saab korralikult pakkuda ainult professionaal, ilma et nad peaksid palgama ettevõttesiseseks tööks eksperti. Paljud organisatsioonid peavad koolituskonsultante kasulikuks täienduseks tõhusale ettevõttesisesele koolitusmeeskonnale, isegi kui ettevõttel on ettevõtte sees teatud teadmised.
Koolituskonsultandid töötavad selle nimel, et analüüsida ettevõttes kasutatavaid koolitusprotsesse, leida süsteemis probleeme ja seejärel töötada välja viise nende lahendamiseks. Pärast olemasoleva koolitussüsteemi analüüsimist annavad koolituskonsultandid nõu, kuidas koolitust oma valdkonna valguses ümber kujundada. Nad jälgivad ja hindavad koolitussüsteemi ning annavad seejärel oma järelduste põhjal nõu süsteemi korralduse ja struktuuri kohta. Levinud tehnikad võivad hõlmata uute meetodite rakendamist, ümberstruktureerimist või täiustatud tehnoloogia kaasamist. Nende jõupingutuste lõppeesmärk on maksimeerida koolitusosakonna tõhusust.
Koolituskonsultantidel ei pruugi mõnikord eriala olla. Enamasti on need aga ressursiks ühes või mõnes konkreetses valdkonnas, mis ühendab koolitusteadmised, et luua ekspertteadmisi, mida mujal pakkuda ei saa. Kui koolitusmeeskond vajab projekti ühes etapis juurdepääsu eksperdile, võivad nad selles konkreetses valdkonnas väärtusliku abi saamiseks värvata koolituskonsultandi.
Pakkudes ettevõttest väljastpoolt vaadet, saab koolituskonsultant välja tuua ka probleemid, mis muidu võiksid märkamata jääda. Lisaks võib koolituskonsultant kaasata asjatundlikkust, mis ei ole küll ettevõttesisene, kuid on piisavalt kogenud, kuid õigeaegne ja kulutõhus. Kuigi osa nende tööst võib hõlmata koolitajate koolitamist, ei ole koolituskonsultandi kohustused lihtsalt koolitada, vaid pakkuda neile, kes seda teevad, abi ja professionaalset nõu.