Konverentsiteenused hõlmavad konverentside, koosolekute või muude ürituste broneerimist, samuti nende ürituste õnnestumiseks vajalike teenuste planeerimist ja pakkumist. Konverentsiteenuseid nimetatakse tavaliselt ka koosolekute korraldamiseks, ürituste korraldamiseks, sündmuste planeerimiseks või sündmuste turunduseks. Konverentsiteenuste juhte nimetatakse ka koosolekute või ürituste planeerijateks. Konverentsiteenused varieeruvad olenevalt sündmusest, kuid hõlmavad tavaliselt eelarve koostamist, majutuse korraldamist, toitlustamist ning audiovisuaalset varustust ja tuge.
Konverentsiteenuseid on kaks laia kategooriat: need, mida haldavad ettevõttesisesed koosolekute planeerijad, ja need, mida haldavad kolmandatest osapooltest planeerijad. Majasisesed koosolekute planeerijad on üritust korraldava asutuse töötajad. Tavaliselt otsustab grupi kontakt, grupi liige, kes vastutab kõigi vajalike korralduste tegemise eest, eelnevalt, millist ruumi ürituse jaoks kasutada ja võtab otse ühendust selle omanikega. Seejärel määratakse sellest rajatisest konverentsiteenuste juht. Väljaspool või kolmanda osapoole ettevõtteid palgatakse juhul, kui grupp ei ole kindlat saiti valitud. Grupi kontaktisik esitab nõuete loetelu ning konverentsiteenuseid pakkuv ettevõte hakkab soovitama sobivaid ruume ning tegutseb vahendajana rühma ja kohtade vahel.
Igal üritusel nõutavad konverentsiteenused hõlmavad majutust ja toitlustamist. Sel põhjusel korraldavad konverentse sageli hotellid, millel on kohapealne konverentsiruum. Nende hulka kuuluvad tavaliselt suured ja väikesed koosolekuruumid, arvutilaborid, ballisaal ja audiovisuaalsed võimalused esinejate või esitluste jaoks. Toitlustamisega tegeleb tavaliselt asutuse enda toidu- ja joogiosakond. Kõiki neid konverentsiteenuseid juhivad kohapealsed töötajad ja neid koordineerib konverentsiteenuste juht, kes teeb kõik vajalikud korraldused, kui grupp oma vajadustest teavitab.
Kolmandate osapoolte konverentsiteenuste juhid pakuvad ettepanekuid konverentsi toimumiskoha kohta ja koordineerivad seejärel kõiki lisateenuseid, kui see asutus neid ei paku, näiteks toitlustus ja hotellibroneeringud. Seda tüüpi konverentside planeerimine on tavaline gruppide puhul, mis on liiga suured, et neid ühes hotellis majutada, või gruppidele, kes soovivad, et kolmas osapool aitaks neil parima hinna kokku leppida. Konverentsiteenused hõlmavad ka puhkuse planeerimist, mida grupp võib oma viibimise ajal soovida.
Konverentsiruumi valimine on kõige parem saavutada, kui uurida rühma vajadusi ja seda, mida nad soovivad oma ürituse ajal saavutada. Tüüpiliste konverentside hulka kuuluvad messid, ettevõtte koolitusprogrammid või iga-aastased auhinnatseremooniad. Paljud hotellikonverentsiteenuste planeerijad kavandavad ka pulmi või väikeseid pereüritusi. Konverentsiteenuste professionaalide palkamisel on eesmärgiks tagada, et kõik grupi vajadused saaksid täidetud ning üritus sujuks ilma detailide pärast muretsemata.
SmartAsset.