Konverentsi sponsorlus on rahastamine konverentsikulude katmiseks, vastutasuks reklaamide eest, nagu sponsori nimetamine konverentsi materjalides. See võib olla hea avalike suhete käik ettevõtetele, kes on huvitatud kogukonnale positiivse kuvandi esitlemisest, ja see pakub konverentsidele väärtuslikku rahastamisabi. Konverentsi korraldajad võivad abi palumiseks pöörduda sponsorite poole või sponsorid koostada ettepaneku konverentsi kohta, mida nad on nõus sponsoreerima, ja teha selle korraldamiseks koostööd valdkonna spetsialistidega.
Tavaliselt jaguneb konverentsi sponsorlus mitmeks erinevaks tasemeks, sõltuvalt nende pakutava rahalise toetuse suurusest. Suursponsorid rahastavad märkimisväärseid summasid ja konverentsil võib olla ainult üks või rühm. Väiksem sponsorid pakuvad raha, kuid mitte nii palju. Suursponsorid võivad saada konverentsi endaga võrdset arveldust reklaammaterjalide eest, mainides neid reklaamides, programmides ja avalikes suhetes, näiteks pressiteates. Väikesponsorid on tavaliselt loetletud programmides ja veebisaitidel olevates tunnustustes.
Ettevõtted võivad ühel aastal sponsoreerida mitut erineval tasemel konverentse eesmärgiga muuta nende nimed tuntumaks. See võib olla hea vorm avalikkuse teavitamiseks professionaalsetel konverentsidel inimestele, kes tõenäoliselt kasutavad ettevõtte tooteid; Näiteks toiduainetööstuse ettevõtted sponsoreerivad sageli toidunäitusi, toitumisalaseid konverentse ja nii edasi. Konverentsi sponsorlus võib olla ka avalike suhete parandamise või parandamise meede; tehnoloogiaettevõte võib sponsoreerida näiteks naiste tehnoloogiaalast konverentsi, et näidata, et on pühendunud naiste võimaluste parandamisele selles valdkonnas.
Korraldajad, kes soovivad saada konverentsi sponsorlust, peavad koostama üksikasjaliku ettepaneku. Ettepanekus kirjeldatakse kavandatavat konverentsi ja sellega seotud üritusi, antakse teavet kohalviibijate kohta ning näidatakse potentsiaalsetele sponsoritele, kuidas nende rahastamine konverentsi toetaks. Samuti pakub see teavet erinevatel sponsorlustasemetel saadaolevate eeliste kohta, nagu programmi mainimised, nende logode kuvamine konverentsi materjalidel jne.
Suured ettevõtted saavad tavaliselt igal aastal palju rohkem konverentsi sponsorluse taotlusi, kui nad suudavad vastu võtta. Ametnikud kohtuvad, et arutada taotlusi ja valida edasiseks aruteluks ja lõpuks heakskiitmiseks välja kõige lootustandvamad. Kui ettevõte ei saa pakkuda rahalist tuge, võib ta teha mitterahalisi annetusi tunnustusteks ja kogukonnas hea maine säilitamiseks. Heategevusliku tegevusega tegelemine annab maksusoodustusi ja suurendab ka positiivset arusaama konverentsi sponsoritest.