Paljud ettevõtted korraldavad oma asju raamatupidamise kaudu. Nende hulka kuuluvad pangad, krediitkaardifirmad ja kommunaalettevõtted. Nende ettevõtete kontod on tegelikult isikupärastatud failid. Ühe faili eristamiseks teisest antakse igale failile tavaliselt selle tuvastamiseks kontonumber.
Kontonumbrid on üldiselt väga kasulikud ja tõhusad failihaldustööriistad. Kui inimene läheb panka arvelduskontot avama, tuleks talle anda arvelduskonto number. Selle numbri eesmärk on hallata konkreetselt selle kliendi tehingutega seotud tehinguid. Kui tal on vaja sissemakse teha, kasutab ta oma kontonumbrit, et raha saaks krediteerida talle, mitte kellelegi teisele. Kui tal on vaja raha välja võtta, on tal vaja oma kontonumbrit, et ta ei võtaks raha, mis ei kuulu talle.
Ettevõtetel, kes haldavad kliendifaile kontonumbrite abil, on sageli kõige lihtsam kliendifaili tuvastada selle numbri abil. Näiteks nimed võivad tekitada probleeme, sest sama nimega inimesi võib olla palju. Kontonumbrid peaksid aga olema kordumatud. Ettevõttesisesed topeltkontonumbrid on üldiselt viga ja võivad tekitada mitmeid probleeme.
Kontonumbrid võivad olla täielikult numbrilised või võivad olla tähtnumbrilised. Iga ettevõte saab üldjuhul ise otsustada, kuidas oma kontonumbreid vormistada. Ettevõtted struktureerivad need numbrid üldiselt nii, et teise ettevõtte kontonumbrit ei saa segi ajada oma kontonumbriga. Näiteks peaks pank suutma hõlpsasti tuvastada, et on tehtud viga, kui klient kasutab oma krediitkaardi kontonumbrit.
Olenevalt konto tüübist võib kontonumbri kaotamisega või jagamisega kaasneda suur oht. Sellel on mitmeid põhjuseid. Peamine põhjus on see, et kliendi fail sisaldab sageli konfidentsiaalset teavet, nagu tema isikukood, krediiditeave ja kodune aadress. Teine põhjus, miks kontonumbrite kaitsmine on oluline, seisneb selles, et kui võõrad numbrid saavad, võivad nad pääseda ligi inimese ressurssidele, näiteks tema rahalistele vahenditele.
Kuna paljud ettevõtted kasutavad kontonumbreid, püüab enamik ettevõtteid muuta nende haldamise klientidele mugavaks. Nad teevad seda, lisades iga kliendi kontonumbri neile saadetud väljavõtetele ja arvetele. Sageli trükitakse number igale tšekile, kui inimesel on arvelduskonto. Mõned ettevõtted väljastavad igale kliendile kaarte, mis sisaldavad tema unikaalset numbrit.