Konsulaararve sisaldab üksikasjalikult saadetise sisu ja kinnitab, et see ei sisalda ebaseaduslikke või kahtluse alla seatud esemeid. Selle koostab konsulaarametnik, kes töötab importiva riigi konsulaadis päritoluriigis. Dokument on koostatud importiva riigi kasutatavas keeles, et tolliametnikud saaksid seda lugeda ja aru saada, ning see sisaldab pitserit, mis kinnitab dokumendi ametlikkust. Selliseid dokumente võidakse nõuda mõne impordi puhul ja soovitada mõnel muul juhul.
Rahvusvahelisi saadetisi koostavad ettevõtted vajavad mitmeid dokumente. Kui nõutakse konsulaararvet, peavad nad tavaliselt kokku leppima kohtumise ametnikuga, kes vaatab saadetise sisu üle ja koostab dokumendi. Importiv riik võib nõuda erivormi kasutamist, mille võib esitada tema riiklik konsulaat. Segaduste ja vaidluste vältimiseks märgitakse ka kõik konsulaararve koostamise eest makstud tasud.
Tolliametnikud kasutavad seda dokumenti, et määrata kindlaks asjakohased tariifid, tollimaksud ja muud saadetisega seotud tasud. Oluline on veenduda selle õigsuses ja kinnitada, et vorm on täielikult täidetud. Probleemid konsulaararvega võivad põhjustada viivitusi dokis või laos ning sellisel juhul võidakse saadetis peatada kuni nende lahendamiseni. Kiiresti riknevate või kriitiliste kaupade puhul võib see importijale olulisi probleeme tekitada.
Ettevõte võib rahvusvaheliseks saatmiseks valmistudes konsulteerida kolmanda osapoole ettevõtte või advokaadiga, kes on spetsialiseerunud sellele teenusele, kui ta selliseid saadetisi regulaarselt ei käitle. Igal riigil on oma impordinõuded ja kui eksportija neid ei täida, võib ta vastutada kliendi tehtud kulutuste eest. Näiteks konsulaararve mittesaamine võib kaasa tuua trahvi, mille eksportija peaks maksma. Samuti, kui vorm on puudulik ja paberitööd tuleb uuesti töödelda, võib klient pidada eksportijat rahaliselt vastutavaks võimalike kahjude eest.
Konsulaararvest koostatakse dokumendi koostamisel mitu koopiat. Üks tuleb saadetisele lisada koos muude dokumentidega. Eksportijad hoiavad tavaliselt ka oma failide jaoks vähemalt ühte koopiat isikliku viitena, mida arveldamisel ja muudel tegevustel kasutada. Nad võivad saata importijale täiendava koopia koos muu saatmist puudutava teabega. Saadetisele saab lisada ka koopiaid, mida saab säilitada tollis ja teistes teepealsetes peatuskohtades.