Kõnetuvastustarkvara, mis on mõeldud kasutamiseks koos mikrofoniga, tõlgendab öeldud sõnu tekstistiilis dokumentide loomiseks; seda saab kasutada ka arvutikäskude täitmiseks. Lihtsamalt öeldes asendab see klaviatuuri sisestamise häälsisestuse. See tarkvara võib olla väärtuslik tööriist lugematutes rakendustes ning see on eriti mugav kolledži üliõpilastele, juhtivtöötajatele, tõlkijatele, transkribeerijatele ja erivajadustega inimestele.
Seda tüüpi tarkvara nõuab keerulisi kodeerimisalgoritme, kuna erinevad kõnemustrid ja eripärad muudavad iga inimese kõnestiili ainulaadseks. Sõnade kõneviisi mõjutavad ka võõr- ja piirkondlikud aktsendid, sealhulgas erinevad murded. Lisaks võib laisk hääldamine sõnade kõlamise viisi täielikult muuta. See kujutab endast tõelist väljakutset kõnetuvastustarkvarale, mis tugineb suulise sõna mitmekülgsete võimalike helide sobitamisele selle kirjaliku vastega.
Sel põhjusel on vaja, et iga kasutaja õpetaks kõnetuvastustarkvara oma kõnestiili ära tundma. Mõne tarkvaraga on kaasas koolitusprogramm, mis sisaldab spetsiaalselt valitud teksti, mille kasutaja peab programmi sisse lugema. Juhised võivad eeldada, et kasutaja räägib oma tavalisel häälel. Programm tõlgib öeldud sõnad ja kasutaja parandab kõik vead. Programm õpib oma vigadest, kohandades vastavalt tõlget.
Mida kauem inimene konkreetset kõnetuvastustarkvara kasutab, seda vähem vigu see teeb. Kuna see on aga kasutajale orienteeritud, ei tööta see teisejärgulise inimese jaoks hästi. Iga inimene, kes seda vajab, peab läbima koolitusperioodi ja mõned programmid hõlmavad rohkem kui ühte kasutajat, kuna neil on sisselogimisekraan, millel on võimalus hoida rohkem kui ühte profiili.
Ühe kasutaja kõnetuvastustarkvara on sageli kaasaskantavatesse digitaalsetesse helisalvestitesse sisse ehitatud. Kontorisse või koosolekule minnes saab teha suulisi märkmeid ja seejärel eksportida märkmeid tekstifailina, kui see on mugav. Tarkvara saab kasutada ka koosolekutel koos digitaalse diktofoniga protokollimiseks või kogu koosoleku salvestamiseks paberkoopia jaoks, mille saab postitada näiteks ettevõtte sisevõrku. Õpilased saavad seda kasutada tundide loengute salvestamiseks, tõlkimiseks ja arhiveerimiseks hilisemaks kasutamiseks.
Kõnetuvastustarkvara on saadaval ka laua- ja sülearvutitele. Selle kasutamine töökohal võib vähendada korduvaid stressivigastusi ja sellega seotud töötajate seisakuid. See on hindamatu tööriist lisaks tavatarbijale professionaalsetele tõlkijatele ja meditsiiniliste transkriptsioonide kirjutajatele. Majapidamises kasutatakse kodutööde dikteerimist, isiklikke päevikuid, toidukaupade, puhkuse- või ülesannete nimekirja koostamist või isetegemisprojektide sammude kirjeldamist.
Seda tarkvara saab kasutada ka selliste käskude täitmiseks, mida muidu sisestataks klaviatuuri kaudu. See võib olla eriti kasulik neile, kellel on puue, mis muudavad klaviatuuri kasutamise keeruliseks.
Kõnetuvastustarkvara potentsiaalsed rakendused on suured ja mitmekesised. Need programmid erinevad kvaliteedi ja disaini poolest nagu kõik teisedki tarkvaraprogrammid, seega on tarbijatel mõistlik neid uurida, enne kui nad otsustavad, milline programm (programmid) vastab üksikisiku või ettevõtte vajadustele kõige paremini.