Raamatupidamises on inkassokirje igasugune ootel makse, mida ei saa veel olemasolevale päevikukandele rakendada, kuna see ei kujuta endast materiaalset raha laekumist. Inkassoartikleid võivad tekitada mitmesugused asjaolud, näiteks tasumata võlad, kehvad tšekid ja riiklikud garantiid või kolmanda osapoole makseviivitused. Inkassoeseme esitamisel on raamatupidamisesindajatel kaks valikut: alustada viivitamatut inkasso või inkassoartiklit maha kanda ja leppida kahjuga.
Enamasti tekivad inkassoartiklid siis, kui arve esitaja ei ole arvet tasunud selle aja jooksul, mil arve väljastati. Seda peetakse osaliseks võlaks. Seda nimetatakse netotingimusteks ja see võib tasuda kättesaamisel, 10 päeva või kauem, olenevalt arve väljastanud ettevõtte nõuetest. Inkassoartikleid saab lahendada nii, et saadate lihtsalt meeldetuletuse, et püüdke tasuda mõistliku aja jooksul, ja märgite selle raamatupidamisraamatusse. Kui makse on laekunud, muudetakse raamatupidamise olek võlgnevuseks.
Mõnikord luuakse inkassoartikkel siis, kui tšekimakse ei ole arveldamata kauba eest. See võib juhtuda siis, kui tšekk tagastatakse, kuna selle katmiseks ei ole piisavalt raha, või kui makse saaja on tšekile peatanud või kinni pannud. Sel juhul tuleb makset hoida inkassoseisundis seni, kuni mõlemad pooled saavad kokku leppida rahuldavad maksetingimused. Lisaks saab kõik tekkinud pangatasud seadistada raamatupidamisraamatus teise inkassokirjena ja hiljem krediteerida.
Kui valitsuse laekur väljastab kontole orderi, tuleks see kirje raamatupidamisarvestuses inkassokirjena loetletud. Garantii tagab, et teatud summa raha laekub tulevikus riigiasutusele. Kõige sagedamini juhtub see siis, kui ootate toetusraha või siis, kui teisele poolele on tehtud otsus ja kohtu raamatupidamisbüroo eraldab raha.
Sageli viivitavad kolmandatest osapooltest töötlevad ettevõtted maksetega ja põhjustavad inkassoartikli ilmumise raamatupidamisprotsessi. Need kolmandast osapoolest makseagentuurid võivad hoida raha tingdeponeerimisel teatud aja jooksul, kuni kõik rendilepingu või projektipõhise lepingu tingimused on täidetud. Teise võimalusena tuleb rahalisi vahendeid töödelda rahvusvaheliselt vahetuskurssidega, mille määravad protsessi mõlemad pooled. Mõnel juhul võib kolmanda osapoole töötlemisettevõte olla kaupmehekonto või maksete töötlemise veebiteenus. See võib põhjustada inkassoüksuse mõneks ajaks kohaloleku, kuid see laheneb pärast makse tasumist kergesti.