Kohtumise seadistus on lihtsalt võimalikult paljudele inimestele helistamine, nende potentsiaalseks kliendiks kvalifitseerimine ja müüja või esindajaga kohtumise leppimine. Spetsialistid ja ärimehed ei taha raisata aega ega raha kohtudes inimestega, kellel pole kavatsust nende toodet või teenust osta. Need ettevõtted toetuvad kohtumiste määrajatele, et aeg ei läheks raisku. Kohtumise määramine algab sellega, et helistate inimestele, kelle nimed on potentsiaalsete klientide loendis, ja otsustatakse, kas koosolek on vajalik lisateabe andmiseks, müügi tegemiseks või järelmeetmete võtmiseks. Professionaalsed kohtumiste määramise teenused võivad pakkuda üht kõige odavamat meetodit, mille abil ettevõtted saavad müügivihjeid luua ja potentsiaalseid kliente kvalifitseerida.
Potentsiaalsed kliendid võivad olla äriprofessionaali jaoks üks keerulisemaid ülesandeid. Kuigi see võib olla keeruline, tuleb need kõned teha, et mõned ettevõtted oleksid kasumlikud. Professionaalsed kohtumiste määrajad peavad end külmkõne spetsialistideks. Nad võtavad ühendust inimestega loendis, mis võib sisaldada sadu või tuhandeid nimesid. Sellel ametikohal vajalike oskuste hulka kuuluvad visadus, sõbralikkus ja veenmisoskus. Kohtumise määraja peab samuti suutma tõhusalt käsitleda kõiki vastuväiteid. Enamik kohtumiste määrajaid töötab kuni kaheksa või enam tundi päevas, helistades potentsiaalsetele klientidele, esitades mõned kvalifitseeruvad küsimused ja korraldades kohtumise, et keegi teine saaks neid jälgida.
Tegelik kohtumise seadistamise protsess algab kontaktide ja telefoninumbrite loendiga. Väga laiaulatuslikke kriteeriume kasutades võib sellesse kõnenimekirja sattuda sadu tuhandeid nimesid. Kohtumiste määramise spetsialistid hakkavad seejärel selles loendis olevatele inimestele helistama, et teha kindlaks, kas nad vastavad täpsematele kriteeriumidele. Näiteks võib kohtumiste korraldaja, kes soovib kokku leppida autokindlustusagendi koosolekuid, esitada küsimusi potentsiaalse kliendi autokindlustuse vajaduste, kindlustusmaksete summa, sõiduharjumuste ja raha säästmise kohta. Kuna neile võidakse koosoleku tegeliku kokkuleppimise eest rohkem maksta, teevad kohtumiste kokkuleppimise spetsialistid tavaliselt palju telefonikõnesid, et kokku leppida võimalikult palju kohtumisi.
Mõnikord ei pruugi ärimeestel olla oskusi potentsiaalsetele klientidele tõhusalt helistada või müügivihjeid hankida. Kohtumise määramise teenuse palkamine vabastab müüjate jaoks rohkem aega, et veeta kohtumistel kvalifitseeritud potentsiaalsete klientidega. Need teenused võivad samuti aidata tuvastada sihtturge ja ideaalseid kliente ning välja töötada külmkõne skripte, mis on mõeldud nendes loendites olevate inimeste jaoks. Paljud neist teenustest pakuvad üksikasjalikke andmeid tehtud kõnede ja loodud müügivihjete kohta. Kui võrrelda nende teenuste maksumust müügivihjete genereerimiseks ja kohtumiste kokkuleppimiseks kuluva ajaga, võib professionaalne teenus pakkuda kuluefektiivset lahendust uute klientide hankimiseks.