Ametisse nimetamise kiri on dokument, mida tööandja uuele töötajale pikendab. Täpsemalt, ametisse nimetamise kiri teavitab taotlejat, et ta on määratud konkreetsele ametikohale. Kirja sisu sisaldab kohtumisega seotud küsimusi, nagu alguskuupäev ja pakutav palk. Hüvitised, nagu kindlustus ja puhkusepäevad, arutatakse ka kohtumise kirjas. Teised töötajad, näiteks vabatahtlik või praktikant, võivad samuti saada ametisse nimetamise kirja pärast organisatsioonis ametikohale kandideerimist.
Töötajate palkamise protsessis osaledes kontrollivad tööandjad tavaliselt mitu taotlejat enne lõpliku otsuse tegemist, keda palgata. Kui see otsus on tehtud, võtab tööandja valitud kandidaadiga ühendust, et tööpakkumist pikendada. Kuigi uusi töötajaid teavitatakse tööandja otsusest sageli telefoni teel, saavad paljud selle asemel ametisse nimetamise kirja, kus on üksikasjalikud andmed ametikoha kohta. Paljudel juhtudel eelneb ametlikule kirjale telefonikõne, kusjuures viimast peetakse ametlikumaks või ametlikumaks teateks.
Seda laadi kirju laiendatakse täis- ja osalise tööajaga töötajatele, samuti juhul, kui ettevõte võtab tööle ajutisi töötajaid. Enamiku ametisse nimetamise kirjade täpne sõnastus on erinev, kuid kõik pakuvad ametlikku töökuulutust. Kutsekirjad koostatakse ettevõtte kirjaplangil ja sisaldavad uue töötaja täisnime. Palk on konkreetselt märgitud ametisse nimetamise kirjas, samuti palgakuupäevad ja kõik töötingimuste alusel pakutavad hüvitised. Kui taotlejale pikendab ametisse nimetamise kirja tööandja, siis mõne tööandja äripoliitika kohaselt ei arvestata ametisse nimetamise ametnikuga enne, kui adressaat on kirjale alla kirjutanud, kuupäevi andnud ja tagastab, isegi kui suuline nõusolek on juba tehtud.
Mõnel juhul võidakse ametisse nimetamise kirja laiendada ka praktikantidele või vabatahtlikele, kes on kandideerinud konkreetsele ametikohale. Näiteks vabatahtlik, kes taotleb liitumist valitsusvälise organisatsiooni või mittetulundusühingu korraldatud mentorprogrammiga, võib pärast avalduse esitamist ja selle asutuse töötajate poolt läbivaatust saada kohtumiskirja. Sellisel juhul sisaldab kohtumise kiri teavet vabatahtliku ametikoha kohta, näiteks iga kuu nõutavate tundide arvu ja selle programmi reegleid. Nagu seda tüüpi ärikirjade puhul, allkirjastab vabatahtlik kirjale enne selle tagastamist, kui ametikoht võetakse vastu.
SmartAsset.