Kohalolekuteenust peetakse oluliseks esmaseks funktsiooniks kommunikatsioonitehnoloogiatesse sisseehitatud platvorm, mis võimaldab kasutajatel sisestada saadavuse teavet, salvestada selle sisendi ja edastada see võrku. Esmaklassilised kohalolekuteenused pakuvad kasutajatele mitmesuguseid võimalusi saadavuse, praeguste tegevuste, asukohtade ja eelistatud kontaktivõtete edastamiseks. Kiirsuhtlusplatvormidel kõige sagedamini tuvastatud tehnoloogia võimaldab kasutajatel mugavalt suhelda, teades juba eelistatud suhtlusviisi ja teiste osapoolte saadavust. Teenus laieneb ka ärikeskkonda, kus suhtlusrakendused saavad ära kasutada kasutaja kohalolekut, et edastada kriitilist teavet kasutajate kohta ettevõtte võrgus, mis on tekitanud nii kriitikat kui ka tunnustust.
Tõhusad kohalolekuteenused hõlmavad laia valikut võimalusi ja aitavad täita mitmesuguseid suhtlusega seotud ülesandeid. Tavaliselt toetab selline teenus mitmesuguseid seadmeid ja kasutab individuaalsete ja organisatsiooniliste poliitikate haldamiseks kesksüsteemi, enamasti serveris. Kuigi see on enim tunnustatud kiirsuhtlusteenustes, võib kohalolekuteenus laieneda ka häälkõnedele või peaaegu igale muule suhtlusviisile. Kohalolekuteenus võib hõlbustada ka konverentskõnesid, videokonverentse ja ühtseid sõnumsideteenuseid.
Serverid pole aga alati nõutavad. Organisatsioonid saavad rakendada kohalolekuteenust ka kasutajatevahelise otsese suhtluslingina. See on kasulik väikeste võrkude puhul, millel pole palju kasutajaid, või juhtudel, kui kasutajad loovad otseühendusi, näiteks telefoniliini kaudu. Sel juhul avaldub kohalolekuteenus hõivatud signaalina või salvestisena, mis teatab, et osapool ei ole kättesaadav, kui ta ei saa telefoni juurde.
Kohalolekuteenus võib aidata äriprotsessikeskustel ja klienditeenindusosakondadel tõhusamalt töötada. Selliste võimaluste abil saavad organisatsioonid kõrvaldada ajaraiskamise, mis on seotud tegevustega, mida nimetatakse “telefonisildiks” või “e-posti märgendiks”, mille käigus osapooled vahetavad katseid üksteisega ühendust võtta ilma otsest kontakti loomata. Usaldusväärsed kohalolekuteenused võimaldavad töötajatel kiiresti hinnata, millal teised kasutajad on saadaval, ja vastavalt reageerida. Näitlikuks võib öelda, et kui osakonnajuhil on vaja kiire kohtumine kokku leppida, saab ta võrgustikust kontrollida, millised töötajad on saadaval ja kuidas nendeni jõuda. Seejärel saab juhataja kutsuda osalema ainult neid, kes on vabad, kuid mitte segada neid, kes on hõivatud.
Kuigi kohalolekuteenusel on palju eeliseid, on ka kriitikat. Privaatsus on sellist tehnoloogiat kasutavate võrkude kasutajate jaoks suur probleem. Näiteks kui töötajal on vaba päev ja organisatsiooni poliitika seda nõuab, võib süsteem anda tema koduse telefoninumbri ja näidata tema staatust. Sellised stsenaariumid muudavad teiste töötajate jaoks lihtsamaks kontakti loomise, et arutada töötoiminguid, mis võib häirida eraüritusi.
Võrgustiku levik ning reaalajas teabele ja suhtlusele toetumine on põhjus, miks kohalolekuteenust peetakse paljude inimeste jaoks paljude kommunikatsioonitehnoloogiate alustalaks. 2011. aasta seisuga ootasid eksperdid selle suundumuse jätkumist. Muutused võivad toimuda vastusena sotsiaalsetele probleemidele, nagu privaatsus, kuid arvati, et see mõjutab tõenäoliselt organisatsioonipoliitikat, mitte tehnoloogiat ennast.